论坛档案管理之我见

清风 · 发表于 2010-10-31 19:56:10

身体是革命的本钱。我觉的有好的软件可以用的话最好用软件，如果需要花钱买大家可以一起出钱

老白耗子3 · 发表于 2010-10-31 20:08:32

支持一下！组织在发展，管理制度和模式也会不断健全和完善，但不论怎么样，工作都需要有人去干，我们搞助学就是无私奉献的，管理员更要辛苦，这次济南会议之后，各项工作会更有条理，在理顺的过程中管理员还要做大量的工作。

简单静心 · 发表于 2010-10-31 20:40:07

这几天因为家里来了客人，所以有些需要解决的工作一直在对我们组的成员讲“等等”。工作的细分是一定要做的。只是需要时间，需要所有的人员配备完毕。清泠这些日子是很上心思的在工作，我最近有些地方偷懒的活也都交给了她。可能我没有考虑到她刚刚接手，压力过大的原因。我一直想等所有的义工培训完毕之后，再将工作细分。等家里的客人走了之后，半个月之内，我会将档案组的义工职责细分提交常务组讨论的。

sdsjm · 发表于 2010-10-31 21:33:23

我是打酱油的

抗静电 · 发表于 2010-10-31 21:34:39

支持！！！！！！！！！！坚决支持111111111

抗静电 · 发表于 2010-10-31 21:42:03

资料管理，从基层志愿者开始，到片区（县区市）为单位，最后汇总到清泠手里，核查审阅起来相比会减轻一些清泠的工作量，就此问题，不解决，累垮一个简单，累坏意个清泠，同样会累跑后来者..............搞建制，还是老毛厉害啊。不妨借鉴一下

雪飞 · 发表于 2010-10-31 23:24:31

清泠姐，辛苦了！

首先要说的是，我很赞同你的观点。
我们要尽力所能及的力量来帮助别人，开心助学，快乐助学是我们永远的宗旨。
其次，我想告诉你，其实你的工作并不是去一个帖子一个帖子的来整理资料，你的主要工作是汇总，你把版本做好之后，然后让别人照着你的版本来就可以了。更新也是别人随时更新给你。懂了吧，呵呵。你主要负责汇总，所有的资料建立一个数据库，随时能从你这里找到和论坛有关的信息就可以了。所以，很多朋友说要尽量找一个软件来帮忙，我觉得还是有必要的，如果能有提醒功能，比如设置好哪个孩子需要汇款的时间点，到时候能够提醒你，那就更好了。如果可以依靠网络平台，多方录入的话，那就更加好了。总之，具体的管理模式我们要慢慢的探索。就目前来看，主要还是要依靠人的力量，起码要用Excel进行初步的档案管理。

我做了一个简单的表格，把我认为应该体现的信息汇总了一下，你斟酌。

QQ截图未命名.png

另外就是要发动集体的力量来进行这项比较艰巨的工作。这个时候你忽视了，其实我们有很多义工的，如果每个人帮你整理十个资料，是不是工作量一下子就降低了呢。我们这次把地方管理这样一个工作角色弱化了，为什么呢？是因为我想，我们一线的志愿者太辛苦了，我们要尽量减少一线志愿者的工作，因为他们每行动一次，背后都是宝贵的时间和金钱，能不打扰他们的地方还是尽量我们这些远在他方的闲人来做比较好，呵呵。我们有很多网络志愿者，他们虽然距离一线很远，不能经常的参加走访和回访，但是他们还是比较想为论坛做点什么的。我想我们目前的大部分工作都可以找他们帮忙的，简单大姐就是个例子，我敢说她做的不比任何一个一线的志愿者少，尽管大部分的时间，她是在网上来完成她的工作的。如果我们有千百个简单大姐这么认真负责的志愿者和义工，那么我们的工作其实就会越来越轻松，每个人只要稍微的做点事，就完全可以了。

资助人跟踪义工是在档案组下面的，也是考虑到他们掌握着一些孩子和资助人的信息，他们和档案管理的联系比较密切一些。

清泠姐，你先不要着急一下子把工作做完，目前要做的是，发展义工，尤其是资助人跟踪义工，每发展一个合格的资助人跟踪义工，我们就可以把几个孩子交由他负责，然后逐渐的把我们这三百多个孩子分散到三十到五十个义工的手里，这样每个人的工作都会越来越轻松。比如一棵大树，你和简单还有海参是树根，然后所有的资助人跟踪义工都是枝叶，吸收的阳光和水分最后都汇总给你们。

后续也建议紫藤的义工培训，关于资助人跟踪的义工培训就可以安排有意愿成为跟踪义工的朋友实习的过程中，就可以按照固定的格式进行孩子档案的建立，建立好一个孩子的然后再安排下一个孩子，这样合格的跟踪义工继续跟踪他跟踪过的孩子也会上手的更快些。

总之，目前很多具体的制度细节都有待于大家一起探索，慢慢的把血肉长出来就好了，也许在这儿之前，很长的一段时间里我们还是要摸着石头过河的。

说着说着就多了，希望对清泠姐有帮助。

大老远来的 · 发表于 2010-10-31 23:51:38

“比如一棵大树，你和简单还有海参是树根，然后所有的资助人跟踪义工都是枝叶，吸收的阳光和水分最后都汇总给你们。” 雪飞总是能做出来很棒的比喻！：）

简单静心 · 发表于 2010-11-1 09:01:22

不好意思，怪我对清泠没说明白。其实我给清泠的资料只有平邑的一部分新资料没有更新，其他的基本都是最新资料，不需要更新的。而且这次开会我给所有地区管理的都是最新的资料，我一直忙自己的私事，忘记告诉她直接找各地管理核对一下就可以了。还有，就是因为所有报名的义工还没有培训，我想等人员分配下来，我们再将工作细分，清泠性子太急了

搬砖小工 · 发表于 2010-11-1 09:04:28

引用第25楼抗静电于2010-10-31 21:42发表的 :
资料管理，从基层志愿者开始，到片区（县区市）为单位，最后汇总到清泠手里，核查审阅起来相比会减轻一些清泠的工作量，就此问题，不解决，累垮一个简单，累坏意个清泠，同样会累跑后来者..............搞建制，还是老毛厉害啊。不妨借鉴一下

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