论坛档案管理之我见

清泠

自2010年10月23日济南大会召开到现在，短短一周的时候，我接手管理资料不足五天，颇有些感触。
首先，工作量之大，之繁琐，出乎我的意料之外。
其次，时间占用之多，也令我始料未及。
我开始想的很简单，所谓的资料管理员就是将各地资料汇总，整理归档。
可是接手后才知道，没有汇总之说，资料需要自己一个贴子一个贴子查看，有更新时及时更新，遇到孩子学藉变更，爱心接力的情况，更需要仔细认真核对。
由最原始的资料做起，一直到最后的更新，全是自己来。
这非常耗费人力物力，绝不是一个人能长期以往地做下去的。
我毕竟只是一个志愿者，快乐助学是本意，但若因助学占据绝大多数时间，那将违背快乐助学的初衷。
另外，资料全部在我手中，如果发生意外，数据丢失，将是严重的损失。并且很难完全恢复。
综上所述，我经过一番思量想到如下方法，虽然很不严谨，也很不成熟，提出来供管理层参考，请各位前辈拍砖。

建立档案分级管理制度，责任到人。
如：以县级为单位，（视被资助学生的人数）设置一至两位档案管理人员，负责及时录入更新当地孩子及资助款到位情况资料，及时向当地管理反馈，由当地管理核实后将资料传送给我，最后由我来汇总整理。
当地管理手中自备一份档案，并在辞去管理一职时交接给下任管理。这样一来，无论管理换多少人次，档案管理员交由谁来做，都不至于因个人原因造成资料丢失。

这种办法有利有蔽，好处是分散了我的工作压力，我能更加轻松地快乐地完成档案整理工作。然而这不是最主要的，最大的好处是，数据分散管理，即便数据遗失也可以及时补救，将损失降底到最小。
坏处是：各地管理工作量增加（请不要骂我哈。）责任更重。

这只是我的浅见，为了让未来的档案管理员能轻松胜任，也为了论坛资料更好的保存，我抛砖引玉，请大家参预讨论，找出更多更好更完善的档案管理办法。
谢谢大家。

东篱下

观望中

大老远来的

不论在我们这路组织里做任何事情，都要以身体、家庭、工作互不影响的前提下来进行。 不然就违背了我们快乐助学的宗旨。相信经过大家的讨论，管理组会制定出合理、人性化因人而异、的方案！就想像这次济南大会雪飞所说：“目前的组织框架只是躯干，经过不断磨合会有血有肉。”
”

新海海参

一路走过，满地树叶，只知道秋天是收获的季节，谁去品味其中的瑟瑟！！
细节和落实是用时间和辛劳来完成，辛苦清泠，也建议各地管理真正对资料和档案认真核实，加以校队！！
前面的路还长，时间可以检验我们！！！

紫藤花开

清泠用心了

清泠

希望能看到大家真实的想法，无论是支持还是反对，有砖头尽管拍来。
我顶得住。

晨睿

记得是夏天吧，论坛改组，我是档案组的，我知道档案管理的麻烦，不过好在一直也没有接触一点实际内容。不知道是因为什么。

关于你担心的问题，其实很简单，有现成的模式，只是要求相关人员有足够的责任心。

我们单位的传染病报告系统覆盖了全部的县城和90%以上的乡镇，只要保证网络畅通，这边信息员输入信息，那边就可以查看了。只有信息员在一定的时限内（比如2小时内）可以修改，其他任何人不能修改，只能查看和统计。查看也是分级别的，县级的只能查看本县的，省级的只能查看本省的，我们可以查看全国的。而且数据都有备份，绝对不会丢失。

数据不公开或者全公开都是一个很大的漏洞。

我不懂这些如何搞，但是我们做课题的时候要求做一个数据库，一个合作单位找了个小公司，三千元就搞定了，是基于网页式的，只要给你一个用户名和密码，根据用户权限，可以上传或者查看资料。我相信会这个的根本不需要什么成本，三千元也是欺负我们不懂。


即使这些都能够解决，最终还是要靠人来操作和输入信息，这才是最关键的。如果责任心强，不需要搞什么报告系统，用邮箱或QQ就可以了；如果还是拖沓，无论如何也不行。

所以说，山东爱心助学现在还是停留在“人治”的基础上，所有的会议、规章、制度都是建立在自觉或者个人魅力的基础上，而且很多人走了，有走的有来的，反正是能够保持一定的平衡。

晨睿

如果想解决数据错误的问题，非常简单，用epidata或者epinfo软件，找两个人录入资料，进行双录入比较，哪里有错误立刻会显示出来，除非两人的错误完全一致，而这种情况更是非常少见的。

清泠

引用第7楼晨睿于2010-10-31 15:07发表的  :
如果想解决数据错误的问题，非常简单，用epidata或者epinfo软件，找两个人录入资料，进行双录入比较，哪里有错误立刻会显示出来，除非两人的错误完全一致，而这种情况更是非常少见的。

谢谢晨睿。
如果能达到网络共享，多方录入，那自然是再好不过的。
这事大老远也跟我提起过，并且给了我一个办公软件试用，因为一直在核对资料，没有时间做。
你所说的这个软件可以解决多方录入、多方查询及查询权限的问题吗？
还有这个软件是免费下载还是需要购买？

紫藤花开

之前，就有人建议在论坛上建立一个数据库，这个数据库只有有权限的人可以输入、修改，而其余的任何人都是只有查看的权限，而没有修改的权限。这样，我们论坛资助的所有的孩子资料就一目了然了，资助人对自己资助的孩子的情况也是很容易就了解了。
至于说数据库的资料里哪些是可以公开的，哪些是不可以公开，那就应该另作规定了。