2026年紫藤花助学服务中心年中骨干会议纪要

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2026年紫藤花助学服务中心年中骨干会议纪要

会议主题：2026年紫藤花助学服务中心年中骨干会

参会人员：孟庆娟、张兴民、李礐、胜胜、龙行中国闯世界、紫藤花开、韩淑红、若若、大小姐、郑超、云淡风轻、大山、远离颠倒梦想、栾霞、小宁、郑强、王好友、赵燕、一生平安、追梦、大眼睛阿义、忆南（中途退出）

会议摘要：本次紫藤花助学骨干工作会议围绕资助落地规范、走访流程优化、工作组职责划分、组织建设等核心议题展开研讨，明确各项工作标准与时间节点，内容如下：

组织架构与人事任命决议

为适应民政部门对社会组织理事人数的限制（5-25人），同时保障原有骨干团队的权益与积极性，会议通过了以下调整方案：

1. 骨干身份与称谓规范化确立副主任称谓：除已在民政厅备案的5位理事外，原其他理事成员统一改称为“山东省紫藤花助学服务中心副主任”。

2.聘书颁发机制：将为所有副主任颁发聘书，计划在年会期间举行正式的颁发仪式，以增强仪式感与归属感。

3.对外工作便利性：该称谓便于骨干成员在对外交流、政府对接及地方活动中开展工作，解决“名不正则言不顺”的问题。

资助活动与发放规范

圆梦金入户发放机制

1.发放标准要求：所有圆梦金需配套行李箱发放，今年新增天津山东商会牟会长为每名录取孩子追加的600元补贴，所有款项需足额发放至孩子手中。

2.入户执行规则：原则上要求义工线下入户送达，特殊情况如孩子外出打工无法联系等可灵活调整，整体以现场发放为优先要求。

3.配套参与规则：入户过程可同步邀约当地资助人参与，资助人自愿为孩子追加的慰问物资不做统一强制要求，不得引导资助人额外支出。

资助款发放管理规则

1.返校核实要求：每学期开学后1周内，由对应负责义工逐一电话核实孩子返校情况，确认孩子正常入学后，再通知资助人汇款。

2.断档兜底机制：明确资助款汇款最终截止日期，若超期资助人仍未汇款，需向资助人表达感谢后为孩子转接资源，确保资助无断档。

3.结余资金引导：各地区账户长期闲置的结余资金，可通过回访慰问、线下活动等形式合理消化，形成“支出-募集”的良性循环。

常态化寻访与募集规范

1.寻访活动安排：每年9月前后由活动组发起全市范围困境孩子寻访主题活动，通过公众号发布倡议，主动对接民政、学校等渠道获取资源。

2.寻访指标要求：不设置各地区硬性寻访数量指标，优先将现有存量资助对象的服务做精做细，避免盲目扩张导致服务质量下降。

3.募集二维码规范：二维码仅限内部助学社群内流转，不得对外在公域、朋友圈传播，防范资金盗用、诈骗风险。

走访与档案管理优化

走访表格填写标准

1.核心必填要素：走访手记必须明确包含致困原因、家庭欠债情况、其他组织资助情况、事实孤儿补助、重病患者后续治疗费五大核心要素。

2.信息采集标准：家庭债务、低保金额等信息以现场问询结果为准，无需强制核实银行流水、民政原始档案，避免增加一线义工负担。

3.特殊情况处理：若走访过程中无法获取老师联系方式、部分信息问询无果，可直接在对应栏目标注「暂未获取」，档案组将正常审核通过。

走访工作配套支持

1.标准范本输出：由档案组整理多份符合规范的走访表标准范本，隐去所有隐私信息后发布至骨干群，供一线义工对照参考填写。

2.专项培训安排：由义工组牵头、档案组配合，近期组织一次覆盖所有地区走访负责人的专项培训，统一讲解填写标准与注意事项。

3.老带新机制落地：所有新义工参与走访必须由资深义工带队，走访前逐一讲解填写要求，可携带官方填写说明对照填写，避免理解偏差。

现存问题整改方向

1.现有问题梳理：目前济南地区待提交的11份走访资料普遍存在填写标准不统一、核心要素缺失、老义工填写习惯固化等问题，反复返工占用大量档案组精力。

2.填写偏差应对：针对义工走访时易受现场情绪影响遗漏信息的问题，要求走访前统一打印填写说明与空白表格，现场对照条目逐一问询记录。

3.电子版本要求：所有走访表格统一提交电子版，避免提交照片版手写内容，降低档案组信息录入与审核的工作成本。

各核心工作组职责明确

义工组

1.核心工作范畴：负责新义工准入审核、老义工年度考核、季度义工考勤统计、优秀义工与志愿者评选、义工档案梳理、僵尸义工注销优化工作。

2.配套工作要求：每季度收集各地区义工活动签到表，统一汇总活动参与人次、服务时长数据，为年度评优、义工资格调整提供客观依据。

3.人员优化规则：对连续2年未参与任何组织活动的僵尸义工，统一注销义工资格，若后续需重新参与活动需按新义工流程重新申请。

活动组

1.核心工作范畴：负责所有走回访、送温暖、圆梦金发放、夏令营等活动的审批备案，统一在企业微信搭建活动审批流程，所有活动需提前报备留痕。

2.节点管理要求：制定简洁版活动节点清单，明确回访表格上传截止时间、资助款汇款最终截止时间等关键节点，同步告知所有地区管理。

3.活动报备规则：各地区开展的政府共建、公益会议等非审批类活动，仅需向活动组做信息报备即可，无需走正式审批流程，便于后续数据统计。

财务组

1.核心工作范畴：负责所有转款、国税普票开具、报销审批工作，定期梳理各地区账户结余资金，引导各地区合理使用账户资金开展各类公益活动。

2.国税普票开具规则：需一线义工向捐赠人做额外解释。

3.现存问题整改：针对实物捐赠的合规管理短板，由财务组专项学习相关管理要求，逐步完善实物捐赠的登记、国税普票开具、物资流向跟踪机制。

宣传组

1.核心工作范畴：负责组织商标维护、各类荣誉证书/牌匾/奖杯设计制作、正能量宣传素材收集、舆情监控、各类公益大赛对接工作。

2.物料支持规则：组织商标已完成国家商标局注册认证，各地区有宣传物料制作需求可直接向宣传组申请，由合作设计公司提供免费设计服务。

3.证书配套机制：所有定向募集、资助活动结束后，由宣传组统一出具对应电子感谢证书，及时发放给参与的爱心人士与资助人，提升参与感。

监事与网络组

1.核心工作范畴：监事组负责组织财务、管理组工作合规性监督，网络组负责网站日常维护、小程序功能迭代、账号登录问题处理工作。

2.网站优化安排：近期完成网站旧版本不合规内容归档，替换为最新版组织制度，同步完成小程序与网站数据的关联调试，提升使用便捷性。

3.意见收集机制：面向全体骨干收集网站功能优化建议，在技术能力允许的范围内，逐步调整网站板块设置、操作流程，提升使用体验。

党建组

1.核心工作范畴：负责按街道要求完成每月主题党日、季度党员大会、党员发展、党费缴纳等相关工作，所有活动留痕归档，为后续组织等级评定提供支撑。

2.党员发展安排：目前已有入党申请人1名、积极分子1名、发展对象1名，相关发展资料正在按街道要求加急整理，确保符合档案管理规范。

3.人员协调规则：党建相关跑腿、活动参与类工作，优先协调济南本地的郑超、李礐等义工配合完成，减少外地义工的往返奔波成本。

组织建设与梯队培养。

岗位分工落地要求

1.工作组分工要求：所有骨干群成员需在8月15日24点前完成所属工作组的岗位分工，明确每个岗位的具体职责与对接人，避免出现责任真空。

2.地区分工要求：各地区需同步梳理本地区档案、财务、义工对接等岗位的具体负责人，允许义工人数较少的地区一人兼任多个岗位，但必须明确到人。

3.工作督办机制：后续所有会议明确的工作安排，由专人负责跟进督办各工作组、各地区的落地进度，避免出现“会议结束即工作结束”的问题。

核心岗位建设安排

1.秘书长岗位安排：暂由理事长兼任秘书长职责，后续将秘书组工作拆分为会议召集、工作督办、年度规划等多个独立模块，面向全体骨干招募模块负责人。

2.候选人选拔规则：核心岗位候选人优先从资深骨干中选拔，若骨干内部无合适人选，可面向各地区优秀义工公开征集推荐，拓宽人才选拔渠道。

3.梯队建设要求：各地区需逐步搭建本地义工梯队，通过分配具体工作任务发掘优秀义工人才，优先培养本地核心骨干，避免出现岗位空缺无人承接的问题。

其他配套管理要求

1.地区凝聚力建设：鼓励各地区每年至少组织1次线下义工聚会，采用AA制形式开展，增强义工群体的归属感与凝聚力，相关活动需做好留痕登记。

2.宣传标准统一：由宣传组统一提供组织介绍、活动宣传的标准话术模板，所有公开宣传内容需统一表述规范，避免出现不合规的表述内容。

3.骨干响应要求：针对管理组在群内发布的工作通知、议题讨论，所有骨干需及时给出明确反馈，积极参与讨论提出意见，共同推进组织工作优化。

后续工作计划

8月15日前：各工作组提交组内人员分工清单，各地区提交本地区各岗位负责人清单，完成全组织的责任到人梳理

近期：由义工组联合档案组开展走访表格填写专项培训，由活动组完成企业微信活动审批流程搭建，由宣传组发布统一宣传话术模板

每年9月：由活动组发起年度困境孩子寻访主题活动，通过公众号发布公开倡议，主动对接各渠道获取困境孩子资源

年度年会前：由宣传组发布各类荣誉、奖项申报截止时间，统一完成对应证书、牌匾、奖杯的设计制作与发放工作