紫藤花助学2025年10月理事会会议记录

weirenmin910

紫藤花助学2025年10月理事会会议记录

会议时间：2025年10月26日

星期日19：30—20：30

会议地点：紫藤花理事组微信群

会议形式：议题+讨论+结果

参会人员：（21人，按报道顺序）大山，wangwang，放下的快乐，王树三，龙行中国，李建云，韩淑红，洛妮，雪之舞，赵燕，高中良，王海波，云淡风轻，张老师，路西，魅力生活，大眼睛阿义，济南李礜，威海于校长，郑超，胜胜，追梦。

会议主持：放下的快乐

会议记录：wangwang

会议内容：

1.各地秋季助学款汇款情况及回访情况汇报。

目前，成武的51个孩子今年秋季资助款已经汇款结束落实。秋季回访分批进行，全部结束后统一上传。

沂水回访完成，资助款还有5人。

临沂西区共145个孩子，还有23人资助款没有到位，已经催过了，都说近期汇出，秋季回访已经结束。回访表格正在上传中。

济南地区除邵争老师资助的学生外，其他资助款已落实。

日照已完成。

威海，没有回访，资助款都到位了。

德州还有1个人，公户集中支付还没到。

青岛站全部回访完毕，资助款全部到位，资料还有两人未上传，明天上传。

滨州地区电话回访完成，资助款还有三人没有到位。

活动组负责人赵燕，建议回访结束还没上传表格的地区及时上传一下。下周日前完成回访表格查看。

按惯例，秋季汇款截止日期是10月31号，过了时间没有特殊情况的要转接力了。

2.办公室搬迁情况说明。

放下的快乐汇报，办公室所在地因为出租方改变，首先以后没有优惠，每平米按1.6元，这个价格很高。其次，这些办公室要进行装修，必须搬出来，如果还在这个地方租，只剩下八十平米不合适。所以几个管理组成员商议决定，暂时先不租了，但是营业执照上不变更办公地址。先把家具什么的放在路西找的一个地方存放。

后来快乐和郑超也去看了一个全福街道免费提供的地方。还没有决定是否借用。目前还在积极寻找免费或者低价的地方。

3.郑超关于工作留痕的建议。

首先和大家声明一下，这样做不是为了迎合什么，是作为正规的非盈利组织必须做到的。是以前做的不到位的地方。具体内容如下：

留痕工作流程

为了规范紫藤花助学的相关义工活动，根据主管部门要求，每次线上线下活动都要做好留痕工作存档，现将相关流程公布如下：

1、线上活动（会议，培训）

会议通知（截图），报到汇总（截图），会议纪要（文件）（时间，地点，参会人员，会议议题）

2、线下活动（走回访、夏令营、送温暖、线下年会、理事会、地区见面会、线下培训会、党员活动、主题活动等）

活动通知（截图），线下签到表（拍照），活动照片，活动纪要（文件）（时间，地点，参加人员，服务孩子数量，物资清单，善款支出数额及报表）（原则线下活动纪要要通过秘书处发布公众号）

3、为了响应上级要求，线下走进孩子家的活动，都同属于乡村振兴版块，所以宣传组呼吁：在《活动通知》和《活动纪要》时，都要有一句：“为深入响应国家和山东省民政厅乡村振兴战略号召，切实履行社会组织责任，特举行***活动。”

4、以上留痕工作，由活动组织者整理，统一发到活动组负责人冰雨（赵燕）处存档。

补充说明：最近配合参加了组织的评级工作，得到了很多的这个经验。第一、每个工作组，无论做什么工作，大家一定要做好留痕工作。这个留痕工作，对组织未来的发展有非常重要的作用，只有留下痕迹，将来所有的工作，才能有迹可循，包括未来的评级，包括财务审核都会。用到留痕工作。

第二、在群里发的这个活动的招募，还有最后的会议总结都需要留痕。

第三条需要特别说明一下，在评审的过程当中，乡村振兴这个板块很重要。因为现在资助的大部分孩子都是农村的，所以我们的工作，也属于乡村振兴的范畴之内。所以大家在留痕工作的时候，从开始发起到最后总结，一定要加上一句和这个乡村振兴有关的阐述，标准的称呼。这是通过专业人士专业指点得到的一个经验。这样的话，未来的工作，除了不影响正常的助学之外，还可以将来参加比赛，或者是代表任何的党组织，包括所在的社区，都和乡村振兴挂边，这样的话对工作有很大的促进作用。

4.各地选派一名义工加入秘书组。

目前秘书组还是处于相当缺人的情况。所以需要各地配合，把秘书组尽快组建起来。

所以，各地选一个人加入秘书组，一来可以负责本地区公众号文章的发布，二来可以把一些工作分开来做，不用一个人承担很多工作。大家在下次会议之前把人员报上来。

另外各地区可以选一位宣传组的人员，到时候宣传组会把荣誉证书，纸质版，电子版全部下发给各地区，各地区自己用起来也方便。