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 紫藤花助学2025年10月理事会会议记录 会议时间:2025年10月26日 星期日19:30—20:30 会议地点:紫藤花理事组微信群 会议形式:议题+讨论+结果 参会人员:(21人,按报道顺序)大山,wangwang,放下的快乐,王树三,龙行中国,李建云,韩淑红,洛妮,雪之舞,赵燕,高中良,王海波,云淡风轻,张老师,路西,魅力生活,大眼睛阿义,济南李礜,威海于校长,郑超,胜胜,追梦。 会议主持:放下的快乐 会议记录:wangwang 会议内容: 1.各地秋季助学款汇款情况及回访情况汇报。 目前,成武的51个孩子今年秋季资助款已经汇款结束落实。秋季回访分批进行,全部结束后统一上传。 沂水回访完成,资助款还有5人。 临沂西区共145个孩子,还有23人资助款没有到位,已经催过了,都说近期汇出,秋季回访已经结束。回访表格正在上传中。 济南地区除邵争老师资助的学生外,其他资助款已落实。 日照已完成。 威海,没有回访,资助款都到位了。 德州还有1个人,公户集中支付还没到。 青岛站全部回访完毕,资助款全部到位,资料还有两人未上传,明天上传。 滨州地区电话回访完成,资助款还有三人没有到位。 活动组负责人赵燕,建议回访结束还没上传表格的地区及时上传一下。下周日前完成回访表格查看。 按惯例,秋季汇款截止日期是10月31号,过了时间没有特殊情况的要转接力了。   2.办公室搬迁情况说明。 放下的快乐汇报,办公室所在地因为出租方改变,首先以后没有优惠,每平米按1.6元,这个价格很高。其次,这些办公室要进行装修,必须搬出来,如果还在这个地方租,只剩下八十平米不合适。所以几个管理组成员商议决定,暂时先不租了,但是营业执照上不变更办公地址。先把家具什么的放在路西找的一个地方存放。 后来快乐和郑超也去看了一个全福街道免费提供的地方。还没有决定是否借用。目前还在积极寻找免费或者低价的地方。   3.郑超关于工作留痕的建议。 首先和大家声明一下,这样做不是为了迎合什么,是作为正规的非盈利组织必须做到的。是以前做的不到位的地方。具体内容如下: 留痕工作流程 为了规范紫藤花助学的相关义工活动,根据主管部门要求,每次线上线下活动都要做好留痕工作存档,现将相关流程公布如下: 1、线上活动(会议,培训) 会议通知(截图),报到汇总(截图),会议纪要(文件)(时间,地点,参会人员,会议议题) 2、线下活动(走回访、夏令营、送温暖、线下年会、理事会、地区见面会、线下培训会、党员活动、主题活动等) 活动通知(截图),线下签到表(拍照),活动照片,活动纪要(文件)(时间,地点,参加人员,服务孩子数量,物资清单,善款支出数额及报表)(原则线下活动纪要要通过秘书处发布公众号) 3、为了响应上级要求,线下走进孩子家的活动,都同属于乡村振兴版块,所以宣传组呼吁:在《活动通知》和《活动纪要》时,都要有一句:“为深入响应国家和山东省民政厅乡村振兴战略号召,切实履行社会组织责任,特举行***活动。” 4、以上留痕工作,由活动组织者整理,统一发到活动组负责人冰雨(赵燕)处存档。   补充说明:最近配合参加了组织的评级工作,得到了很多的这个经验。第一、每个工作组,无论做什么工作,大家一定要做好留痕工作。这个留痕工作,对组织未来的发展有非常重要的作用,只有留下痕迹,将来所有的工作,才能有迹可循,包括未来的评级,包括财务审核都会。用到留痕工作。 第二、在群里发的这个活动的招募,还有最后的会议总结都需要留痕。 第三条需要特别说明一下,在评审的过程当中,乡村振兴这个板块很重要。因为现在资助的大部分孩子都是农村的,所以我们的工作,也属于乡村振兴的范畴之内。所以大家在留痕工作的时候,从开始发起到最后总结,一定要加上一句和这个乡村振兴有关的阐述,标准的称呼。这是通过专业人士专业指点得到的一个经验。这样的话,未来的工作,除了不影响正常的助学之外,还可以将来参加比赛,或者是代表任何的党组织,包括所在的社区,都和乡村振兴挂边,这样的话对工作有很大的促进作用。   4.各地选派一名义工加入秘书组。 目前秘书组还是处于相当缺人的情况。所以需要各地配合,把秘书组尽快组建起来。 所以,各地选一个人加入秘书组,一来可以负责本地区公众号文章的发布,二来可以把一些工作分开来做,不用一个人承担很多工作。大家在下次会议之前把人员报上来。 另外各地区可以选一位宣传组的人员,到时候宣传组会把荣誉证书,纸质版,电子版全部下发给各地区,各地区自己用起来也方便。 
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