紫藤花助学2024年04月理事会会议记录

风雨中的洋光

紫藤花助学2024年04月理事会会议记录

会议时间：2024年04月27日 晚上7：30-9:00

会议地点：紫藤花助学理事组QQ群

会议形式：议题+讨论+结果

参会人员：大山、朋友、东营一生平安、草籽、爱在飞扬、张学洋、德州义工wangwang、雪之舞、心如止水、济南郑超、 胜胜天下、高忠良、快乐章鱼、青岛龙行中国、真诚的Lucy、威海魅力生活、平邑云淡风轻、鹏、济南放下的快乐、紫藤花开、莱芜五味杂陈、王树三、德州张老师、王好友、平邑冰雨333赵燕、明月出山后、日照菇凉-洛妮、若若、韩淑红

会议主持：雪之舞

会议记录：张学洋

会议内容：

1、春秋季回访表格的上传问题（雪之舞）：

  问题：当前回访活动面临问题主要是资料不够完整及时间过长，如开展了活动，但是没有上传表格；帖子回复已收到资助款，但是没有汇款截图；活动结束后很长时间没有上传资料等。

  解决：①以后严格按照要求来上传（管理手册里都有，最新的走回访表也已经发放）；②涉及多县区的地方，比如现在的德州、临沂，活动开贴要分地区开，比如沂水活动开贴、平邑活动开贴；③只要回访的地区请在半月内准时把表格上传，如因其他原因延迟的一定上报活动组说明一下；④今年春季回访活动，未完成的5.1前上传完成，因为5.1网站升级登录不了。

2、走访比例的控制（王树三）：

  问题：考虑到当前经济情况，是否适当控制新走访比例？原制度规定：①本地区受资助孩子人数在50-100之间的，年增长率不能超过30%；②本地区受资助孩子人数在100以上的，年增长率不能超过10%。

  解决：按照原制度执行；特殊情况可以特批；长时间（建议1个月内）未认捐的可以先用公户爱心款认捐，然后下学期前做转接力。

3、网站升级进度以及相关进度汇报（大山）：

  关于助学网站的升级改版工作，在此向各位参会理事做下汇报；网站的升级改版是一个系统性的工作，比较耗费时间，涉及技术性的问题很多。

  4月10号左右，网站后台就开始启动数据库的备份，数据的导出与建立新的数据库，这也是最难做的工作。前期把数据从非标更改成标准格式，一直到15号，整理到23万的数据量，预计70万数据量。因此，20号左右，我们商定借助五一假期关闭网站，直接在服务器上升级，数据库升级完成以后，再做版面的改版。再次知会大家，有需要的近期尽快完成资料的回帖上传，谢谢大家的配合。

4、注册地需要变更说明（飞扬）：

  因为变更了办公地点，不管是考虑到活动开展还是官方要求，都需要变更注册地址，新地址在济南融创基地。

5、成立党支部相关事项（飞扬）

  关于成立党支部，我们在申请评级，其中条件之一就是需要组织有党支部，一旦通过，咱们的房租有补贴，还可以进行其他各项活动，比如公募资质想办法申请等，因此势在必行，而且经过沟通，已经有韩姐愿意把档案转入咱们组织，需要最少三人，也请有意愿有条件的组织党员，把关系转入紫藤花。

      （目前已经有韩淑红、龙行中国的党员关系，还缺一个，会后再定）

6、2024大学圆梦筹备（龙行）

  今年高考人数历史之最高达84人，预计需要募捐184000，建议6月初开始募捐。

7、小程序开发：

  根据前期会议内容，同意自行开发，具体情况由网络组来落实对接。