紫藤花助学2023年9月理事会会议记录

风雨中的洋光

会议时间：2023年9月17日 晚上7：30-9:30

会议地点：紫藤花助学理事组QQ群

会议形式：议题+讨论+结果

参会人员：栾霞、忆南、大山、郑超、张学洋、王树三、龙行、章鱼、草籽、快乐、洛妮、紫藤、胜胜、若若、韩淑红、心如止水、雪之舞、爱在飞扬、一生平安、王好友、wangwang、陈延宾、云淡风轻、大眼睛阿义、冰雨  明月出山后、五味杂陈、鹏、追梦、张老师、朋友、魅力生活、烫画王

会议记录：张学洋

会议内容：

1、议题：各地区学生返校情况汇报

结论：①济南站：两个孩子家庭好转停止资助，其他全部返校。

②青岛站：尚未回访，暂定下周六（9月23日）

③莱芜站：莱芜地区已确认学生返校，已进行了部分学生的回访

④临沂东区：都已返校

⑤临沂西区：都已返校

⑥德州站：都已返校

⑦菏泽站：菏泽成武的孩子已经全部返校，大部分的资助人已经汇款结束，国庆节后回访。

⑧东营站：东营站走访时有28个孩子，其中一个休学不再资助，另外一个上职高，经落实，资助人还想继续资助，我们继续跟进。走访过程中发现一名被资助孩子的弟弟符合我们的资助标准，正在整理资料，预计明天上传紫藤姐审核。其余孩子均已返校，资助款已全部到位，也已反馈给资助人，论坛已回帖本次走访记录。

⑨泰安站：泰安东平学生全部返校

⑩滨州站：尚未确认，中秋节后落实

⑪日照站：日照站减去停止资助4人（包括：毕业的1名，升入职专2名，因精神原因辍学1人）现还有 22名在资助。9.9日走回访，共19个孩子，其中包括3个新走访（已审批通过并被认捐完毕），16个回访。18名孩子资料已上传，还有一个杨文博是游云区域的还未上传资料（原因：游云出差，今晚传）还有一个孩子李凤丽还未走访。其余孩子均已返校，资助款我今天又检查了一遍，已通知跟踪义工整改。具体的我那天也跟韩姐汇报过了，后续会再检查跟进。

⑫威海、潍坊、聊城：未做汇报。
2、办公室搬迁的说明（爱在飞扬）

因房租及到期等原因，办公室由原来的地方，搬迁至现在融创基地。大家一致同意，感谢济南站雪之舞、侯哥、Lucy对办公室租赁及搬迁过程中的积极付出。
3、新的管理架构说明（爱在飞扬）

理事长爱在飞扬以Word文档形式发布新的组织架构并做说明：目的是让所有的紫藤花家人们，清楚了解咱们组织的管理情况，知道遇到问题应该找哪个组或者相关负责人来解决，避免出现有了问题不知道怎么解决，更不知到找谁处理。

大家一致通过。
4、关于各地财务情况的说明（龙行）

财务组龙行发布各组财务人员名单，并对下一步财务规范做了介绍：①每月10日前在地区财务群中上报，不要私信，连续2个月不上报的将地区的资金转入总站管理。②原规定地区资金必须有单独银行卡及两人管理，在上报的时候上传截图银行卡当月余额及进账和出账明细。

5、理事考核制度试行办法的说明（放下的快乐）

为了激励各位理事更好地投入到助学活动中来，秘书长放下的快乐发布理事赋分制初稿，最终大家确定在接下来的一周再次讨论细节后再决定公布。
6、紫藤花助学走访信息汇总表（王树三）

王老师发布《走访信息汇总表》，并做出说明：紫藤花助学走访汇总表，新走访孩子填写汇总表，回访的不填写。按照表中的说明填写就好，前期东营和日照已经在用，腾姐已经提出表扬，希望大家继续努力。希望各地区今后新的走访完成后，将走访表和汇总表一起发给紫藤花开，谢谢！
7、论坛资料的更新问题（张学洋）

针对QQ大群资料更新问题，回复如下：有一些制度性的，在制度没有修订之前不能变动，一些有时效性或者需要经常更新的，要跟进，需要每年让各组自查一下。最终责任人，下周确定。

8、关于管理 章鱼哥 与理事 梦梦的家 辞职说明
因工作原因，东营站章鱼哥辞去管理职务、平邑站梦梦的家辞去理事职务，大家对两位这些年的付出纷纷表示了感谢之情。当然这也是临时性的，只是不再管理，他们还会继续用他们的方式来支持紫藤花的助学活动。

9、自动出证书的小程序问题：

现在卡在我们没有公募资质上，正在向山东省民政厅开证明，暂时不知道能不能通过。通过后，扫码募捐免手续费，捐助人也可以自动出证书了。

10、2024年5月份参加评级的问题

申请评级由龙行、大山、媛媛主导推进，欢迎大家一起参与争议保3A挣4A夺5A。评级中有一项重要指标是2023年底账户余额不得低于注册资金，我们的注册资料是50万元。

11、其他：

①关于公众号宣传问题，各位理事，各位地区管理，优秀义工风采需要各地积极供稿。

②近期计划缴请王树三老师给作一期线上培训，重点是跟踪义工培训，请各位地区管理到时候准时参加，有需要线下培训的请提出来。

                                              2023.09.17