紫藤花助学理事会2021年09月例会会议记录

日照海风

紫藤花助学理事会2021年09月例会
时间：2021年09月30日（星期四）晚 7:30
地点：助学理事组QQ群
会议名称：2021年09月例会
会议主持：放下的快乐
参会人员：紫藤花开、韩淑红、快乐章鱼、放下的快乐、五味杂陈、海风、雪之舞、一生平安、真诚的Lucy、胜胜、wangwang、高忠良、心路、东篱下、爱在飞扬、忆南、郑超、烫画王、王树三、大山、济南鹏。请假人员：风轻云淡、贾淑娥、龙行、李建云、张老师、梦梦的家。未参加会议人员请会后知悉。

例会议题：
1、        各地区落实资助款进度汇报
解析：各地区负责人在新学期开学后均已落实学生到校情况后，通知资助人打款，按论坛规定资助款截止日期10月31日之前完成。
2、        各地区回访活动进度汇报
解析：莱芜、费县、东营、威海、济南、青岛、滨州均已开始秋季回访活动，除聊城暑假开展夏令营活动未计划秋季回访，其它未回访地区均已10月份开展秋季回访。注：回访结束，请各地区负责人及时上传回访表格到论坛。
3、各地区走访计划
解析：济南站国庆节后、东营站2022年春季、日照站11月份，其它地区均未有上报走访计划
4、        各组长工作进度汇报
解析：活动组：莱芜、威海、青岛、东营回访表格全部上传，其它回访完毕的地区在陆续上传表格，除陵县回访时间未确定，其它剩下的地区都在国庆节回访。聊城地区一年一次回访也算完成回访（论坛规定回访一年不能低于一次）’
义工组：9月28号举办了一次线上培训，假期沂南线下培训，王树三老师负责培训，3号泰安线下培训，雪之舞带队过去培训。第四季度会加大线上培训，培训老师马老师
秘书组：各项目负责人在网络、公众号、美篇、培训总结等方面做到认真负责、上传及时。
宣传组：上传了胚布标志标识，证书，计划元旦之前完善全部需要上传资料，相关需要完善宣传资料也在元旦之前更新完善。
档案组：这个阶段主要工作就是落实学生们的新学期到校情况，确认无辍学后，联席资助人汇款。档案组组长每个学期都要逐个学生帖子查看资助款的到位情况并记录，此工作还在进行中。
财务组：请假。未汇报会后补充：财务一切正常运行，每月按时公示，各分站账户每月按时汇报
理事长Lucy根据各组的工作付出给予了一定的肯定，并根据各组的工作汇报做出点评。
5、        图书室调研巡查工作详细工作计划汇报（具体到大体时间段范围巡视哪个图书室，形式等）
解析：10月份完成图书室巡查工作。巡查形式：有图书室的地区已当地管理作为巡视主力，在学校工作日前往，并有图书室所在学校的紫藤花助学义工和校方提前沟通，取得校方配合。视察时，1、是了解校方图书使用情况，是否向学生开放，开放的频率等，并查看图书是否有被经常阅读的痕迹。2、利用课间，暗访学校学生图书阅读情况。如果经过视察，发现图书室只有摆设，学生们得不到阅读，委婉和校方提出，后期不在继续合作。如果图书室的确让学生经常阅读，可以根据学校需求，继续图书补充。
11月7日前图书室负责人出具调研报告，发到管理组，秘书组存档。
6、        义工组培训计划汇报（具体到那个时间段，线上还是线下，培训内容等）
解析：义工组组长本次会议请假，会后义工组商讨出具详细报告，发管理组，秘书组存档会后补充：

山东省紫藤花助学服务中心

义工培训计划

结合2021年5月30号制定的义工培训方案，按照理事会2021年9月例会会议要求现制定义工培训计划如下：

一、        培训内容：

1)          紫藤花助学简介。

2)          助学理念、助学宗旨。

3)          组织架构。

4)          救助对象及资助流程。

5)          助学形式。

6)          义工的具体工作内容。

7)          申请义工证的条件及义工证的年审。

8)          参加活动注意事项。

9)          对捐赠者的回报方式。

10)     紫藤花助学官网及山东志愿服务网注册。

11)     案例分析。

二、        培训时间及地点

1)          线下培训：义工组根据各地管理提出培训申请要求，共同商定具体时间及地点。

2)          线上培训：寒、暑假开学三周内，即春秋季回访前后在QQ义工群各举行一次培训，其它时间根据情况不定期进行专题培训，每年不少于四次。

3)          助学年会培训：根据年会组委会安排进行线下培训。

三、        培训人员：

1)          线上培训：义工组负责。

2)          线下培训由各地管理人员或经验丰富的义工及义工组成员负责。

山东省紫藤花助学服务中心

义工组

2021年10月21日

7、        再次强调以下关于资料认捐及资助人的确定流程问题
解析：关于走访资料的一些注意事项
随着助学队伍的不断壮大，我们的资助制度需要更加的完善。档案组先对走访资料的一些注意事项进行规范。
一、走访资料在获得管理组审核通过前，不得透露给除地区管理外的任何人；
二、有资助意向的朋友，需要到紫藤花助学论坛注册账号，用于回帖认捐。
三、关于资助人的确认及资料认捐程序的须知：
1、参加了实地走访的爱心人士，若尚未在论坛注册者，希望资助学生，需要走访地区管理向管理组报备并获得许可，走访结束后要抓紧时间进行注册，方可以“现场认捐”的方式确认资助人。若已经注册，需要走访地区管理在资料中进行备注，说明该爱心人士有资助意向，以确定资助人；
2、其他爱心人士，要资助学生的，需提前在紫藤花助学论坛上注册账号；
3、必须使用本人注册账号回帖认捐；
4、认捐时必须留下有效的联系方式；
5、按回帖认捐的先后顺序，确定资助人——第一个回帖人，且符合前述三的2—4条之规定者方能确认为资助人；
6、他人代替回帖的认捐视为无效认捐。
四、资助人确定后，义工在一周时间内发布孩子的资助账户信息。
五、账户发布后，资助人两周内必须汇出第一笔资助款。如未按时汇款，且没有任何说明者，即顺延第二回帖认捐人为资助人。
经过多数服从少数的投票原则，以上条例形成文件，纳入规章制度中。遵照执行。

8、关于年底优秀义工评选名额的分配问题，建议根据当地注册义工人数按比例分配名额
解析：在没有新的正式文件下达之前，遵循现有文件《优秀义工评选办法》执行。
此文件请当地管理、理事们敬请保存收藏。
9、讨论年会是否举办
解析：年会定于三月份举办。前提是遵循国家疫情防控政策，看情况是否如期举办年会。
10、        其它议题
解析：无