紫藤花助学理事会2020年12月例会会议纪要

秘书组

紫藤花助学理事会2020年12月例会

时间：2020年12月9日（星期三）晚 7:30
地点：助学理事组QQ群
会议名称：2020年12月例会

会议主持：真诚的lucy

报道人员:德州义工wangwang、爱在飞扬、龙行中国、紫藤、海风、贾淑娥、雪之舞、莱芜五味杂陈、高忠良、胜胜天下、王雪峰烫画王、沂水王树三、忆南、威海心路、大眼睛阿义、义工大山、梦梦的家、快乐章鱼、真诚的Lucy、韩淑红、放下的快乐、一生平安、平邑云淡风轻、自由的天空、魅力生活、郑超(未参加会议人员请会后复习)

例会议题解析

一、各地送温暖活动筹备情况。

解析：东营筹备完毕. 济南站物资采购全部完毕. 威海站已经完成送温暖活动，费用报销完毕. 德州站加新泰两个孩子物资准备完毕，打款到位。德州各县也已经做好人员车辆部署，就等物资到位. 菏泽东平物资采购完成，准备就绪，高密一个孩子：准备送最实惠的米面油，开票报销手续已告知. 沂水68人，物资正在准备中. 日照询价基本完成，还有一个大件在沟通价格中。聊城年前他们的活动一起. 东平已经告知在筹备中. 莱芜地区物资筹备完毕。青岛物资正在准备中。平邑，蒙阴，沂南采购完毕，费县采购中。滨州筹备完毕。

二、年终述职及是否召开年中理事会。

解析：各位理事都要述职。年中理事会线下见面开。地点：济南。时间待定

三、图书馆项目运营情况反馈。

目前有六个图书馆、都在正常使用中、学生在老师的带领下有规律地阅读、学校排课。都有老师负责，有负责图书室群方便反馈信息交流。下一步我让他们提供一些照片。关于图书补充，目前只有平邑有需求。六个图书馆分别是平原的恩城小学，乐陵的桑庄小学，平邑的凤阳中学，乳山的体校，乳山育黎学校，临沂费县一个小学。乳山体校的图书室允许孩子假期，外训时借出。育黎学校的图书在每个教室设有读书角。以后每年出一次现行图书馆使用现状报告。平邑的需求送温暖后和伊顿沟通一下。12月底前，把这个六个图书室的信息反馈给理事组

四、关于活动中怎么有效杜绝违反纪律等问题。

解析：1.地区管理事先培训参加活动人员和要求注册义工带队负责。
2.地区管理安排专人负责拍照，
3.活动结束，地区管理负责收集照片，收集后所有拍照人员删除照片
4.地区管理筛选照片上传论坛负责照片收集人员
5.地区管理把筛选后的照片发在地区群里便于义工发朋友圈

6.附紫藤花助学活动注意事项，可活动前打印人手一份。便于了解知晓

参加紫藤花助学活动注意事项
1、安全第一：每组有熟悉线路的义工或志愿者带路，应提前规划好路线。司机要稳重，有一定的驾驶经验。所有人员一定要服从组长的管理，所有问题的出现都要以安全为第一要素。
2、禁止带10岁及以下的孩子参加活动，11岁以上的孩子要说明：是去献爱心的，要少说话，多观察，引导咱们的孩子怎么做才能更好地帮助到这些孩子。
3、老义工尽量每次都邀请新人参加，一方面是借活动宣传组织，另一方面是注入新的血液，即便他下次不来，也会对我们的工作认可并有所了解。如果有外地人员参加活动，应提前联系怎么过来，是否需要接送站，谁去接送，安排好人员。
4、每组要有老义工带队，并负责监督管理随行义工志愿者的行为，提醒大家安全第一的概念。要规定询问和记录的人员，拍照，资料上传，走访感言，发论坛或朋友圈等工作的人员安排，明确活动中的注意事项，对不服从管理的，组长有权利不接纳其参加活动。人员集中后，要拍集体照，用于宣传义工风采，也可以录一个小视频，口号是紫藤花助学，我们在东营/滨州/德州/潍坊……。
5、带队义工要提前了解孩子的家庭情况，跟本组人详细介绍孩子家庭敏感问题：比如双亲去世问题、残疾情况、无人管教等，让义工了解特殊所在，关注孩子成长教育，引导孩子健康成长。避免第一次去问一些尴尬的问题，或触到家长、孩子们的伤心处。
6、在孩子家，要注意说话的语气和方式，最好是蹲下来和孩子沟通；遇到特别困难的家庭，不建议当场留现金给孩子和家长，可能会传达出义工来就是送钱的错误概念，给这些家庭养成只要来人就应该给钱的习惯性思维。也要避免给孩子和家长造成精神负担，要让孩子和家长感受到社会上很多人对他们的关爱，当然，通过这种活动，让家长尤其是孩子懂得感恩更好。
7、走回访时，如果孩子家长情绪失控，出现痛哭或负面评断的话语，应及时劝阻，转换话题，进行正向引导，如果孩子成绩下滑，可以做心里疏导，帮着分析原因，给予最大的肯定、鼓励和合理的建议。
8、走回访之外的助学活动，不需要记录整理走回访表格，但可顺便了解下孩子的学习近况，看看家庭情况的变化。 尤其是刚上初中、高中的孩子，可以给孩子提一些好的学习方法。
9、每组安排一个人专门负责拍照，多拍一些带有义工或家长的侧面、孩子家里陈旧的家具、破落的房屋、墙上的奖状等类似的照片，但要注意不要因为拍照给孩子和家长造成心理负担。每次活动既要做好宣传，又要保护孩子的肖像权，所以，除走回访外，孩子和家长的正面照不要拍，严禁要求孩子及家长拿着财物摆拍。负责拍照的人员把所有照片原图传给带队义工，带队义工汇总后传给本地区管理，本地管理汇总后发给秘书组大山。
10、严禁未经允许偷拍或要求孩子及家长拍正面照（走访除外），带有正面照、家庭地址、孩子姓名等信息的照片禁止发到朋友圈、微博、QQ空间……等网络平台。一经发现网络上有这样的照片，除要求发布人及转发者删除照片外，发布人及转发者将列入黑名单，禁止参加以后的所有助学活动。这一点请各带队组长务必给大家强调清楚。
11、紫藤花助学服务中心是个纯粹的助学组织，任何人因参加活动认识并逐渐熟悉或了解，义工、志愿者、资助人等个人之间不建议、不希望发生经济业务往来。任何的经济业务往来纯属个人行为，与组织无关，如发生经济纠纷，组织概不负责。如因经济纠纷被举报到管理组，经管理确认属实的，视情节严重程度将会给予当事人暂时终止义工或志愿者资格，警告或劝退或清退所有助学群。
12、活动结束后如果聚餐，费用按照惯例还是除出车的司机外，其他人AA。
13、每位参加活动的义工可以编写自已的文章或同行义工编写的文章发到朋友圈，对组织活动进行宣传。每组活动以转发此次活动感言到自已微信朋友圈为结束。
14、活动结束后，各地管理或活动组织者去论坛考勤帖登记备案参加人员，并做总结汇报。

五、各组长工作汇报进度。

解析：宣传组：大的方面，宣传片已经完成，等着汇款给制作单位。宣传组还有做了荣证书，邀请函。关于各地赠送证书锦旗等类物品问题。捐助款到总部的以总部名义颁发，费用总部负责，款到分站的以分站落款颁发，所需要的物资，运费等由分站承担。过后会在网站发一个正式制度。

财务组：1. 本月按实上传财务月报表。
2. 天津地区13个需要开发票的已经开好11个，还有2个协议未到。
3. 2个个人的发票这几天开具。
4. 做好各地送温暖物资的统计。

活动组：威海地区送温暖结束，聊城地区年前统一活动，其他地区已经全部通知到位正在筹备当中，威海，东营，德州，平邑，沂南、蒙阴采购物资费用报销完毕，济南站审批中。

义工组: 1.今年配合论坛网络升级
2.志愿者网立项正在进行中，沂水东营德州等少数地区活动已经立项
3.义工活动考勤统计基本完成
4.今年线上集中培训两次以及整理会议纪要两次，
5.义工档案更新、实习义工转正审核正常推进
6.义工风采-本期人物～郑超，稿子正在征求意见中
7.本周六由冯老师进行志愿者网培训

秘书组:在公众号、文件汇编、论坛网站方面有了很大进步。同时也在按部就班的推进中。

档案组：1.整理发布各地的新走访资料

2.2020年度资助人证书制作

六、是否制作带有紫藤花助学服务中心标志的即时贴，贴在资助孩子的银行卡上，有的家长             经常忘记资助人打款的卡。

解析：同意制作。

七、关于送温暖物资采购报销申请的要求。

解析：1．各站采购物资前形成表格先报龙行处报备，管理组同意后方采购。

八、关于送温暖物资采购报销申请的操作说明

资金申请
地区管理在企业微信中提报审批流程见下图

财务出纳：龚春健

发起人→ 财务：龚春健→ 理事长：栾霞→

出纳审核：张海燕

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九、其它临时议题九、其它临时议题

解析：无

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