紫藤花助学理事会2020年5月例会会议记录

dashan

紫藤花助学理事会2020年5月例会

时间：2020年05月24日（星期日）晚 7:30
地点：助学理事组QQ群
会议名称：2020年5月例会
会议主持：放下的快乐
例会议题：
一、各地区管理安排人员做好中、高考学生的复学信息和资助款落实及向论坛上传资料的工作。
二、关注中、高考后学生的去向，如有变化及时向管理组汇报。
三、关注其他年级学生开学信息，做好信息跟踪、落实汇款、资料上传工作，如有变化及时汇报管理组。
四、大学生圆梦资金募集实施计划。
五、各站是否特设走访义工（必须是注册义工）走访过程中填写资料的同时对应户口本。
六、关于论坛网站更新的建议。
七、关于助学管委换届选举预案的制定。
八、其他临时议题
7:30分会议正式开始
参会报到人员：
放下的快乐、大山、莱芜五味杂陈、德州张老师、爱在飞扬、紫藤姐、章鱼、栾霞、青岛龙行、雪姐、威海于赛英、滨州忆南、天津贾淑娥、东营一生平安、威海心路、临沂平邑大眼睛阿义、高忠良、日照海风、胜胜、临沂沂水王树三、济南烫画王、济南若若、济南韩姐、董老师（未到会者请会后知悉）。
随着疫情有所好转，各项助学活动也在逐渐开始启动。根据上次会议讨论，大家首先对高三和九年级复学的孩子进行了摸排和汇款通知。
一、各地区管理安排跟踪义工做好中、高考学生的复学信息和资助款落实及论坛资料上传的工作。大家一定先明确毕业班孩子们的复学情况，资助款到位情况。五月底全部结束毕业班学生汇款以及资料上传没问题。表扬沂水王树三老师做的表格清晰明了。
二、关注中、高考后学生的去向，如有变化及时向管理组汇报
各地管理和跟踪义工，一定要提前分工，做好这项跟踪工作，中高考去向都是要在考试后才能知道的，而且中考后去向往年正常情况下，都是八月中下旬才能知道，主要是落实中考后有没有辍学的，对资助人负责。高考生的去向做好统计，汇报论坛档案组。
三、关注其他年级学生开学信息，做好信息跟踪、落实汇款、资料上传工作，如有变化及时汇报管理组。除了一二年级，其他年级下礼拜会陆续开学，大家盯紧就好。一些地区已经开始非毕业年级孩子的摸排了，有的资助人主动汇款了。各地跟踪义工开始行动，尽快落实到校情况，提醒资助人汇款。六月15号之前完成所有学生的摸排，汇款通知，电话回访表格上传。电话回访表格上传时，在回访手记里说明孩子在家上网课情况，电话回访的资料开始上传，让资助人先看回访信息，与开学通知汇款不冲突。中考后的孩子，电话回访资助款落实项，建议先不填写下次汇款时间，待落实去向后再填补。
四、 大学生圆梦资金募集实施计划。
今年经济形势不太好，募捐有一定的难度，需要尽快落实大学生圆梦金的募集工作，尽快启动，希望大家一起努力、积极宣传。早启动早着手，专款专用。还是由藤姐发帖子，公众号推送。这个学期资助款全部落实后再启动大学生圆梦金的募捐。
五、各站是否特设走访义工（必须是注册义工）走访过程中填写资料的同时对应户口本。
走访活动中必须有注册义工或资深老义工带队。走访过程中在填写资料前请家长出示家庭户口本，来对应家庭成员、名字、年龄、及孩子的身份证等，特别是出走、死亡等一系列的问题都能体现在户口本上。各站走访回访需要有熟知论坛要求的注册义工或资深老义工带队，负责引导新义工，按规定拍照，落实家庭资料。这样的话后期的资料存档也是有好处的，所有照片均由当地管理活动组筛选完成后上传管理组，方可发送朋友圈。
六、关于论坛网站改版更新的建议
建议公众号配合实际工作及时更新，论坛改版，大部分保留我们现在的资助平台的模式，便于资助人和义工查找资料，网站后台建议由有充分时间的义工来担任，可以随时处理问题。组建网站改版讨论组，加快推进新网站实施。秘书组会后邀请相关人员讨论。
七、关于助学管委换届选举预案的制定
去年年会和年中理事会讨论过，按照选举制度来换届选举。所以需要秘书组提前做好流程，制作投票小程序做好测试。希望各位理事畅所欲言，多提建议和意见，更希望毛遂自荐踊跃承担，我们都是为了论坛的持续发展，去帮助更多的孩子。相关准备工作会后启动。