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紫藤花助学理事组2021年3月例会

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发表于 2021-4-21 18:58:08 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 dashan 于 2021-4-22 09:08 编辑

紫藤花助学理事组2021年3月例会
时间:2021年3月21日(星期日)晚 7:30
地点:助学理事组QQ群
会议名称:2021年紫藤花助学理事组3月例会
会议主持:紫藤花开
例会议题:
一、各分站开展回访活动,落实学生去向,通知资助人汇款及落实资助款到位情况汇报。
二、各组长工作汇报进度。
三、分站账户资金是否转入公户,各分站款分站专用;资金转入公户后是否撤销分站账户的问题。
四、助学公章、证书、公函等用章使用制度流程。
五、紫藤花校园图书室的相关规章制度的完善。
六、其它临时议题。
      
参会人员:
大山、魅力生活、爱在飞扬、放下的快乐、紫藤、德州张老师、王树三、忆南、烫画王、莱芜五味杂陈、韩淑红、快乐章鱼、心路、梦梦的家、海风、Lucy、大眼睛阿义、雪之舞、龙行中国、一生平安、平邑云淡风轻、天山雪狼、郑超、贾淑娥、追梦、胜胜(未到者请会后知悉)
7:30分会议开始
一、各分站开展回访活动,落实学生去向,通知资助人汇款及落实资助款到位情况汇报。
东营站已回访结束;沂水站回访完成;济南站共84个学生,已经汇款82人,2人未汇款,已收到款论坛已经回帖,有几个学生代回访落实,回访时间是2021年3月27号,活动事项准备完毕;日照3.28回访;莱芜回访完成,共回访17人,目前有3人未汇款,已联系资助人,回访资料正在整理,未上传论坛;威海站35人全部回访完,还有两个表格没有上传;成武计划3月27日28日进行回访,本学期的资助款还有两个孩子没有汇款,其余46个孩子全部到位;泰安计划本月进行春季回访;德州平原回访结束;聊城一年一次回访;平邑站在资助学生110人,已回访95人,还有15人由于在学校上课,下周继续回访,资料正在整理中,应到账助学款是75100元,截止目前已汇款101人,到账款项共72950元,还有九名学生的助学款没有到位,已跟资助人联系。
二、各组长工作汇报进度。
  各组汇报1-3月的工作,财务组捐款统计详细、准确,与各地区财务管理负责人员监督、核实认真负责,受到管理组的表扬。秘书组在制度修改、公众号推送、图书室管理、网络维护、处理义工账号等方面做出了努力;因为讨论各地助学分站临时账户的问题时间较长,未能进行现场汇报,确定会后各组长将工作总结文字版发给海风整理。
三、分站账户资金是否转入公户,各分站款分站专用,如果入公户是否撤销分站账户问题。
  与会理事们就各地助学分站的临时账户问题,各抒己见展开讨论,总结整理出以下意见:
1、各地分站资金全部转入入公户,公户财务人员工作量势必会大增;
2、紫藤花开提出助学网站财务专栏,早就设立各地分站财务公示一栏,目前也就济南和东营分站的有财务汇报的,其他分站没有在论坛进行过财务公示。
3、同意转入公户,不建议撤销分站账户;全部直接转入公户会影响各地爱心人士的捐款积极性,每月固定日期给总部财务管理龙行报表总结就可以。
4、大家基本同意大额捐款转入助学公户,且转款专用;小额捐款且捐款人未指定用途的分站可以保留,但金额不能超过一万元,每月向总部财务提交财务报表,并发布论坛财务分站专版,接受监督。
5、总部财务人员完善财务管理制度,下次例会报理事组审核。
  会议讨论结果明显分成两个意见体,后会议主持人提出简易投票,但投票结果仅作为参照,在财务管理制度未出台之前,仍执行原方案。
四、紫藤花助学的公章,证书,公函等使用流程。
  目前,紫藤助学执行的公章管理制度有必要进行修正,秘书组会后就会议提出的各组荣誉证书制作盖章以及往来公函和电子章的使用等问题,把原有用章制度进行修改补充,报理事组审核后执行。
五、紫藤花图书室规章制度的完善。
  关于紫藤花校园图书室的捐建和后期的管理问题,Lucy提出自己的想法,大家针对这个项目也提出不少的建议和意见。
1、目前已经成立运行的图书馆,几个图书馆需要补充图书;
2、希望让理事组看到图书馆运行现状,制定图书室管理细则;增加管理和使用要求,及后续维护,
3、图书馆后续补充图书问题,图书室的管理人要明确,职责落实到人,详细统计,定期汇报。
4、根据现有图书室及人员,规范化,实用化,图书的补充时间,借阅时间,对外公开借阅等制定一个流程,图书室所在学校有义务向论坛定期汇报图书室使用情况,论坛有义务对图书室进行监管。
5、就校园图书室捐建、捐赠协议以及图书室冠名问题的讨论,明确提出冠名的是图书室,不是图书,捐赠应包含一些基础设施,冠名问题要十分慎重,具体问题后期再议。
6、秘书组负责牵头,成立巡视组尽快开展工作,巡视图书室的使用情况管理情况,图书的种类、孩子喜好调查,收集数据;对不能正式运营的图书室,可以摘牌停止运营,以避免给助学带来不良影响。
六、其它临时议题。
1、对原青岛理事成员“自由的天空”因个人原因请辞进行通报,并获得大家的理解;
2、紫藤花助学推动的新东方和长清中学的培训合作项目已经落地,预计下月开始上课。
3、沂水校园图书室揭牌仪式本月进行,捐赠人和助学管理一同前往。


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