紫藤花助学2020年九月例会会议记录

日照海风

紫藤花助学理事会2020年9月例会
时间：2020年9月13日（星期日）晚 7:30
地点：助学理事组QQ群
会议名称：2020年9月例会
会议主持：雪之舞

例会议题：
一、各地区开展秋季入户回访活动（落实学生到校情况及家庭变化等）。
二、回访活动结束整理资料及时上传论坛。
三、通知资助人打款落实后及时回复论坛。
四、各组长工作汇报进度。
五、如何完善地区财务制度。
六、QQ注册义工群新义工进不来怎么办。
七、关于需要特别帮助的学生,是否另外开通专项,建立一个健全的无息借还款手续合同事宜。八、其它临时议题。

参加会议人员：龙行、韩淑红、雪之舞、海风、wangwang、紫藤花开、快乐章鱼、莱芜五味杂陈、心路、王树三、大山、东营一生平安、忆南、爱在飞扬、烫画王、德州张老师、梦梦的家、魅力生活、真诚的Lucy、胜胜、放下的快乐。（未到者请会后知悉）

议题解析

一、各地区开展秋季入户回访活动（落实学生到校情况及家庭变化等）。
1、因疫情原因2020年没有开展实地回访活动（春季电话回访），导致我们对孩子的情况了解有所影响，目前来看疫情好转。经理事会决议，安排定于在9月中旬-10月中旬开展入户回访活动，各地区在规定时间内自行安排回访时间，回访前必须向活动组申报。
2、回访活动要注意的事项：详细落实孩子的入学情况及家庭变化，账户信息情况，特别是账户信息，有好多都是注销了之前的存折跟卡合并，一定要跟家长核对账户、电话信息，有变动及时提醒我们。
3、入户回访，有必要做好个人防护，带好口罩，保持安全距离。

二、回访活动结束整理资料及时上传论坛。
回访完毕后的表格上传时间为15天，以一年一次为准来确定工作完成情况，时间是每年的秋季开学为准。以后统计工作完成也是根据秋季来定。

三、通知资助人打款落实后及时回复论坛。
1、每学期的资助人汇款以论坛回复为准。
2、我们每年的春秋有的地区是电话落实学生开学无误后通知资助人汇款，也有一部分资助人还没有跟义工联系的就自己汇款了，还有的地区就是等回访完毕再通知汇款，总是不管哪种形式我们所有义工都要配合好汇款工作，及时协调发生的一些不可避免的问题。
3、汇款时间节点：春季学期2月-3月，秋季学期9月-10月，最晚不超过相应的一个月。超过一个月没有任何回复的，就可以直接告知安排转接力。

四、各组长工作汇报进度。
活动组：
活动组资料里已经有分工，首先回访表格的问题还有个别没完成，事出有因。下一步2020年秋季回访后我们会加大力度进行督促监督，也希望各地区管理配合把工作完成。再就是我们活动组还有1-2的空缺，目前wangwang、王老师报名了。我们再进一步斟酌一下。

档案组：
1、目前大学生圆梦金给付工作正在稳步进行中。 
2、新学期的资助款统计工作即将开始。

秘书组：
秘书组，完成了换届选举，明确了各组责任及人员分工，完成了公众号发布及各版块的信息及时公布。秘书组在大山和快乐的积极努力下，完成公众号的迁移工作。

义工组：义工组积极配合其他组完成各项工作，回访结束后完成出勤统计。

活动组：宣传组有几个计划，目前只有郑超负责项目完成了，其余的都在进行中，九月底应该有初步结果。

财务组：1.本月按时在次月10日前完成上月的财务公示。2. 本次大学生圆梦金发放约45人，截止目前已经发放20人，还有约25人未收到通知书，请各地区管理密切关注尽快完成本次圆梦金的发放工作。

五、如何完善地区财务制度。
委托财务组尽快出成行的方案来供大家选择或者讨论。

六、 QQ注册义工群新义工进不来怎么办?
大家表示升级QQ会员。

七、关于需要特别帮助的学生,是否另外开通专项,建立一个健全的无息借还款手续合同事宜。
1、大家表示暂时不开通此专项
2、如果有捐款定向给大学生的除外

八、其他临时议题。暂无