本帖最后由 紫藤花开 于 2017-11-16 14:00 编辑
紫藤花助学2017年11月例会会议记录
时间：2017年11月12日（星期日）晚 7:30
地点：助学理事组QQ群
会议名称：2017年第八次例会
会议主持：Lucy
参会人员：大眼睛阿义、紫藤、、包包、大山、王树三、心路、小锁、韩姐、无香、章鱼、龙哥、Lucy、雪之舞、爱在飞扬、荷迪、自由的天空、烛光、云淡风轻、快乐、忆南、董老师，其他成员会后浏览知悉。
例会议题：file:///C:/Users/thinkpad/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.gif
1、年会需落实工作：网络备案，宣传组宣传方案确定，流动的培训团工作计划确定：
2、理事会要做的年工作计划，分组分工等公示；
3、彩页、易拉宝等的印刷。（因为各地即将筹备开年会的需要）
4、计划开展送温暖的地区请申报；
5、其他议题可加入。
晚上7点20分，会议正式开始，
1、年会需落实工作：网络备案转让，宣传组宣传方案确定，流动的培训团工 作计划确定：
Lucy首先发言：年会当晚召开的理事会的时间较短，所以很多问题未确定或未指定行动方案，我们今天把需要落实推进的事项再商定出时间节点来，然后执行实施。
关于网络备案，因现在我们注册为紫藤花助学服务中心，现使用的中文域名是“山东爱心助学论坛”，需增加为双域名，经年会全体参会人员讨论决定，相关后续备案转让一事由心诺执行，会后我单独沟通一下。
今年全年通过跟各地区沟通情况，感觉网络培训义工的方式收效不大，因此在2018年实行现场义工培训，每季度制定一次培训计划。目前培训团成员有：Lucy，爱在飞扬，雪之舞，放下的快乐，章鱼，董老师。
本着就近的原则分别到各地培训，也倡议其他义工和理事积极参与，辅助培训（三人才为团），计划近期（春节前）需要组织莱芜培训、东平培训、济南平阴培训、济南市区培训，本次例会后三天内，培训团成员小讨论组拿出培训时间规划表及培训人员名单公示。
2、理事会要做的年工作计划，分组分工，并且公示出来；
Lucy提出大家成了理事组成员，付出的时间精力肯定需要比以前多，请大家做好心理准备，参加助学活动，异地活动自由本人掌握频次，原则上讲理事成员至少一年一次参加异地活动，多了也欢迎，但是不建议参加太多。
关于宣传的问题，爱在飞扬在年会上已经宣布《宣传行动方案》，需要大家群策群力共同做好宣传工作。建议在网站增加一个宣传版块，方便大家查看相关内容。在咱们论坛网站不能做大的改革的情况下，版面还是要保持经常变化，会后由大山和紫藤商量着版面调整的事情。就目前的宣传方式来说，先从借力开始，借助某某公司的广告策划来宣传我们，合力共赢。
走回访组雪之舞发言：1、目前已经成立走回访小组，2018年开始分工跟踪各地区，走回访表格的正规上传统一格式化；2、每年各地区新增走访学生数量，按照前一年的人数100名一下的的递增不超过百分之三十；超过100人以上的不超过百分之十。
3、彩页、易拉宝等的印刷。（因为各地即将筹备开年会的需要）
包包负责落实去年年会用水杯的订购问题，计划先定做一批，作为义卖试点用。
平邑大眼睛阿义就宣传问题提出建议，平邑的阳光公益组织，每次活动的时候，都会联合团县委或远通公司提供车辆，非常方便，车身上会贴上某某助学或某某行动，他们将每次活动都发表在头条或他们的微信群，宣传效果非常好，值得我们借鉴。
荷笛提出建议，利用好微信公众号的宣传作用，让更多的爱心人士和爱心企业关注到我们。
大家就论坛的宣传测及宣传品的印刷设计问题展开讨论，最好由管理组安排设计统一版本，统一印刷制作最好，统一分发到各地比较妥当。
4、计划开展送温暖的地区请申报
各地开展送温暖活动的提前申报，目前申请开展冬季送温暖活动地区有：
平邑、日照、滨州、济南、威海（在计划）、阳谷等；
爱在飞扬发言，滨州今年确定举行，另外下个月滨州地区举报地区年会，诚邀各位光临指导！
济南申报继续送温暖，1、第四季度聚会跟义工培训一起，某周六或者周天的下午赛博商会办公室培训，商讨送温暖活动后晚餐，济南不需要募捐资金。2、济南送温暖时间大约定在12月份，捐款单位（济南市信息技术服务业协会）每人一件羽绒服，及“路见不平拔刀自刎捐”捐赠的感冒药一批。
临沂平邑地区及日照地区已经发布招募启动帖子，已经在做送温暖宣传。
管理组提出：各地开展送温暖活动，所需资金以各地自筹为主，尽量不要在各群，特别是其他助学地区群募捐；Lucy建议给爱心企业，比如之前给大学生捐款1万的恒基公司，还有紫阳陶瓷，高总等，得都可以在宣传专版上单独开贴表彰表示感谢。
请参会的理事们，及时关注群信息，大家都是层层推选被选到理事来的，代表的论坛广大义工和爱心资助人们，要积极参与论坛的发展和建设。
5、其他议题：
5.1年会申办：今后申请举办年会的地区需要注意，各地的义工只负责开会住宿吃饭这些基本的费用，其余会务费需要举办当地筹集，每年酒水零食类有外地赞助的最好，形成制度，每次年会有必要增加义卖活动，比如水杯、马甲等可以有举办地会务组负责设计定制；尽量不要给各地参会义工增加太多负担，所花费用不要超过500元；会务组做的工作必须是当地义工来完成，其他地区的义工最多稍加辅助。论坛的标准有全面的考虑，特殊情况可以商议后调整，但是原则不能改变。
5.2大眼睛阿义提出，临沂是革命老区，贫困家庭较多，所以参加紫藤花的临沂人也多，建议每年新走访数量确定上除了依据原则外还要兼顾地区差异。管理组回复每个地区资助孩子的数量要以实际参加活动的合格义工来决定，有多少合格的活跃义工就有一定比例的孩子增加。因此各地区管理要大力宣传培养更多的合格义工参与助学，这样我们才能帮助更多的孩子。
5.3走回访组雪之舞就每年的回访工作提出要求：关于回访表格的填写，我们义工不能只负责走访活动，而论坛的跟帖资料的上传就不管了，每次的回访表格应该认真填写及时上传，按照各项要求并上传照片，这项工作非常重要，多次强调有些地区仍不能完成，给档案组的统计工作增加很大困难。今年希望各位地区管理加强管理，提高认识并做好走回访工作。我们走回访组也有分工，每个地区2018年开始会有分管地区的义工监督加督促，到时请配合我们走回访组的工作，走访组将根据各地区资料完成情况，来酌情考虑新增孩子的走访名额。
5.4关于提高资助标准的问题，大家就资助标准的问题展开热烈讨论，目前小学和初中的孩子每学期的花费不是很高，高中想学生花费较大，而且辍学率一直很高，大家提议增加高中孩子的资助标准，该提议将广泛征求意见后再议。
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