本帖最后由 dashan 于 2016-9-27 23:40 编辑
紫藤花助学2016年9月例会会议记录
时间：2016年9 月25日（星期日）晚7:00
地点：助学理事群
会议名称：2016年第8次例会
会议主持：Lucy
会议记录：大山
参会人员：
紫藤、Lucy、包包、笑笑、济南快乐、老乐、爱在飞扬、雪之舞、唯一、自由的天空、Lucy、无香、东篱下、安静、弱弱、海风、大山、龙哥、云淡风轻；其他成员因事缺席。
会议议题：
一、年会的议程初稿讨论。
报到时间：11月5日10点——13点（自助午餐）
会议开始：14点00分
会议主持：***、*** 两位
时间安排：11月05日
14:00 主持人开场白、介绍会议议程、宣读会场纪律；
14:20主办方致欢迎辞，简单介绍会务人员；
14:25会议主持人：介绍与会的助学前辈及主要参会人员；
14:50 常务管理代表发言——真诚的lucy；
15:05 播放论坛宣传短片、助学发展回顾、夏令营实录视频播放；
15:35 论坛简介及发展历程；
15:50 休息时间（期间循环播放宣传片）。
16:05义工培训讲座——Lucy。
16:50 义工培训之档案管理及跟踪——紫藤花开。
17:30 助学讨论：
18:00当天会议结束
18:50集体会餐，开始年会庆典：
1、主持人宣布十周年庆典开幕：
2、邀请助学前辈代表发言；
3、优秀义工的表彰：请助学前辈颁奖；
4、优秀志愿者的表彰：常委人员颁奖；
5、一线老师的表彰：理事成员颁奖；
6、优秀义工代表发言；
7、优秀志愿者代表发言；
8、文艺演出；（义卖会？）
9、助学管委代表总结发言及未来的畅想。
10、观看烟火；庆典结束。
11月06日第二天天议程安排
7:30 早餐
8:00 档案组 紫藤花开 做《2016档案管理年报》；
8:20 管委分别做述职报告；
9:20 休息
9:40 各地区管理述职，简短介绍各地分站的人员架构以及全年的活动情况，2017年的工作计划等
10:40 休息
10:50 公布新理事组成员名单、
11:10 合影留念；
11:30全体签名活动；
11:40 午餐
14:30年会圆满结束。
二、确认分工及所需物品明细。
三、年会前各组及各地区所需要完成的工作。
晚7点00分，会议正式开始：
首先就年会的会议议程初稿展开讨论，
1、5日下午的会议主持，建议由威海无香担任，男士建议包包或晨睿担任。
2、现场会议记录需要1-2名，摄像师一名，大山和临沂会务成员，负责会议的记录及摄像。
3、临沂助学元老爱涛代表主办方致欢迎辞。
4、制作会议参会证，嘉宾证，会务证等，颜色区分易辨识。
5、再次提醒各地管理，尽快把分站走回访活动照片发过来，制作宣传片和会场展板，充分展现各地分站义工风采。
6、优秀义工的评选推荐基本结束，依据各地区现有合格义工数量按照5:1的比例评选，初步确定：济南3-4名，聊城1名，威海1名，滨,2-3名，泰安1-2名，东营2名，德州两名，临沂2-4名，日照2名，临沂，平邑2-4名，其他区县1名，市区2名。
7、今年的义工培训一改往常由管委负责人讲课，改为合格的义工结合自身实际体会开展培训。
8、十周年庆典晚会的主持人，初步确定为4位，济南大田，神秘男嘉宾，董老师和临沂舒心。现场串词由董老师负责编写，并负责年会庆典流程的进一步完善细化工作。
9、各地区准备的晚会节目，请尽快报上来，就此环节大家讨论热烈，确定了有合唱，舞蹈，朗诵等形式。原则上是一个地区报两个节目，其中集体节目是硬指标。年会后将评选出优秀节目颁发奖品。
10、庆典会场要设背景墙，签名墙设置在迎宾处，在会场内合适位置，悬挂或者拜访论坛的发展历程，往届年会合影、夏令营集锦、各地区义工风采等展板。
11、年会闭幕式 采用引光球或者摸气球环节，论坛老中青三代共同登台，继往开来寓意深刻。
12、成立年会策划小组，龙哥担任组长，负责各项活动环节的细化与完善。
13、建议日照飞扬作为助学前辈上台发言，爱涛和Lucy、包包负责晚会的祝酒词。
14、取消优秀志愿者的颁奖环节，优秀志愿者发言环节一并取消。
15、Lucy代表助学管委发言。
16、十周年庆典晚会的招商和募捐由爱在飞扬统筹负责；募捐帖由紫藤负责编写并发帖。
17、取消放烟花环节，改为抽奖或者放气球等。
18、制作马甲、手提袋、奖杯、奖牌、证书、锦旗、纪念品等，由策划组尽快出方案。
19、各地区管理要准备：地区义工风采和老照片夏令营的视频照片等资料，地区架构和简介，优秀义工名单，年会集体节目和单独表扬的节目，请尽快布置完成。
20、请大家会后积极邀请各地新老志愿者资助人义工等参加年会，借此大力宣传助学团队、展现自己壮大队伍。
会后，紫藤负责整理工作进度表，时间紧，任务重，请大家各自按照分工尽快布置完成，谢谢。
21：58分，本次会议结束。
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