紫藤花助学理事会2019年12月例会会议记录

dashan

时间：2019年12月29日（星期日）晚 7:30
地点：助学理事组QQ群
会议名称：2019年紫藤花助学理事组12月例会
会议主持：大山

例会议题：                           
一、关于（滨州站）在送温暖活动中产生问题的处理意见。
二、关于财务报销审批的流程说明
三、关于论坛制度文件包的确定
四、关于春节拜年的视频和文字的要求
五、 2019年冬季送温暖活动总结。
六、其它议题。

本次会议报到人员：
龙行中国，胜胜，紫藤花开，王树三，韩淑红，露西，云淡风轻，高忠良，德州张老师，一生平安，董老师，弱弱，大小姐，忆南，鹏哥，wangwang，心路，荷迪，五味杂陈，爱在飞扬，于赛英，贾淑娥，大山，章鱼。未到者请会后知悉。

一、关于（滨州站）在送温暖活动中产生问题的处理意见。

   之前滨州站在送温暖活动中产生的问题在助学群引起较大分歧一事大家已经知悉，对此助学管理组经讨论投票决定，对滨州站管理及两位理事分别给予警示、警告、辞退处分，在此希望各助学分站引以为鉴。

二、 关于财务报销审批的流程说明

   关于垫付资金的报销审批，我们严格遵守财务制度，每一项资金的报销转付都严格按流程进行，由常务管理人员“真诚的lucy” —栾霞、“dashan”—王矿山、“放下的快乐”、“紫藤花开”分别负责来完成审批流程。现将有关报销的申请做如下说明：
对报销申请的要求：
1、说明报销的事由；
2、付款时收到的购物发票（发票内需注明购物的单价、数量及总额等详细信息）；
3、对于预付款的申请，也是可以操作的。但需要说明发票能够到达的时间；
4、发票拍照（申请报销流程中需用到）后，必须将发票原件快递寄到紫藤花服务中心总部【地址：山东省济南市历下区解放路43号赛博数码广场907室；收件人：王媛媛；电话：18653172513】
5、提供垫资人/预付款申请人（或卖家）的收款账户信息【开户行名称、开户名、账号】；
关于报销申请的操作：
1、充分利用“企业微信”的功能，建议各位义工、理事都在手机上下载安装使用“企业微信”；
2、登录“企业微信”后，在企业微信首页功能页面，下部点击“工作台”进入“工作台”页面，然后继续按“审批—报销”的步骤详细填写，在完成报销内容的信息填写后，进行审批人的添加（后续会更加完善，此项形成固定人员）。审批人添加“项目负责人”、财务负责人“紫藤花开”、中心管理“真诚的lucy”，再抄送“放下的快乐”最后提交。
3、审核结束后，由“放下的快乐”发起网银转账—再由“紫藤花开”网银复核无误后，完成转账。

三、 关于论坛制度文件包的确定。

   紫藤花助学管理文件经几次收集、修改、整理编辑成册，在下次理事会上提交大家审核无异议后实施。

四、 关于春节拜年的视频和文字的要求

各地区管理负责，最晚在2020年1月22日前录制拜年视频后发给大山，由秘书组整理编辑后推送公众号。

五、  2019年冬季送温暖活动总结

一年一度的冬季送温暖活动在紫藤花助学、天津山东商会温暖而又爱心的号召下拉开帷幕，活动定于2019年12月22日--2019年12月30日内完成全省联动活动。活动地区：济南、德州地区、滨州、东营、潍坊、青岛、威海、日照、莱芜、临沂大区、菏泽、聊城、济宁、东平等地区，义工参加人数几百人，上百辆车参与该活动，广大义工克服大雾天气的影响，赶赴各地参与活动，助学管理组感恩大家的真诚奉献。

花好月圆

辛苦大家了