请选择 进入手机版 | 继续访问电脑版

山东省紫藤花助学服务中心

 找回密码
 立即注册

微信扫一扫,快捷登录!

关闭
查看: 1548|回复: 0

紫藤花助学理事会2019年11月例会会议记录

[复制链接]

320

主题

4511

帖子

31万

积分

超级版主

哲人说:世上有两件事

Rank: 8Rank: 8

积分
317622

社区居民忠实会员

QQ
发表于 2019-12-9 15:56:27 | 显示全部楼层 |阅读模式
紫藤花助学理事会2019年11月例会
时间:2019年11月24日(星期日)晚 7:30
地点:助学理事组QQ群
会议名称:2019年11月例会
会议主持:露西
理事会议题:
一.年会各组分工汇报及其他遗留问题,财务公示等(秘书组)
二.特困生专版(雪姐)
三.各组工作以季度为结点做理事会公示(监事组监督)财务每季度公众号公示
四.省级注册后注意事项(Lucy)
五.计划开展送温暖地区开始申报
六. 新网站的设计初稿讨论,需要增加哪些内容
七.其它议题
会议报到人员:
紫藤花开、大山、雪之舞、龙行天下、张老师、王树三、放下的快乐、爱在飞扬、烫画王、海风、冯老师、鹏老师、于赛英、韩姐、东营王老师、郑超、心路、云淡风轻、东篱下、高总(未到者请会后知悉。快乐章鱼、胜胜迟到暂不考勤)
一、年会各组分工汇报及其他遗留问题,财务公示等(秘书组)
1.义工组:
总负责人:韩淑红
义工档案:总负责人韩淑红
义工考核:总负责人龙行中国
义工培训:总负责人韩淑红
优秀义工评选:烫画王
对外联络:冯老师
区域划分:
负责人 韩淑红 烫画王 冯老师 荷迪 龙行
韩淑红:德州、天津、聊城、潍坊
烫画王:济南、泰安、平邑、沂水
冯老师: 莱芜
荷迪:滨州、东营 、菏泽、临沂其他地区
龙行中国: 青岛、烟台、威海、日照及其他区域

义工档案:负责人韩淑红,备份负责Lucy,职责:义工的个人信息,编号维护更新,
该工作属于机密岗位,信息仅限韩淑红与Lucy存储,如论坛有需要,可备份论坛,本组内含组长所有成员不得对外泄露义工个人信息。

义工考核:
义工准入门槛维护调整(一年一次)
义工准入条件考核(参考并严格执行义工申报条件)
义工出勤情况登记,统计
义工年审核跟进区域划分初审提交龙行审核。

义工考核需检查当地义工申请信息完整性(6大条件),是否完成实习。分区考核后统一发给龙行转正审核后提交转正,韩淑红编号出证。
优秀义工评选:负责人烫画王,龙行辅助,跟进区域划分责任。 根据优秀义工评选条件,各自审核本区域,然后提交烫画王复审,组内通过后提交理事组公示。
优秀义工风采推选,负责人韩淑红,区域积极推送。
义工培训:韩淑红,负责组织线上培训,魅力生活负责线上培训考勤,Lucy协助设计培训内容及讲师
线下培训根据区域划分跟进,在有能力的区域尽量协调一年一次开展线上培训。
荷迪,利用专业特长撰写义工与孩子沟通的培训课件,并线上培训,4月份完成课件,第二季度培训。
山东志愿者网等其他官方网站活动对接,其他组织对接负责人冯老师。
义工实践表核实检查盖章负责人Lucy。

本组内所需的义工证制作,美工类资料,优秀义工证制作,图片制作由烫画王负责完成。

分工不分组,本组内工作,大家相互协助完成。义工是论坛的基石,各种工作一定要认真严谨,咱们一起把论坛地基打好。
2.档案组
总负责人:紫藤花开
责任区划分:
梦梦的家:临沂一区  平邑、费县
大眼睛阿义:临沂二区  沂水、郯城、沂南
冰雨:临沂三区  蒙阴、罗庄
海风:东营、菏泽、青岛、济宁、潍坊、滨州
稀饭:日照、莱芜
贾淑娥:德州
心路:威海、济南)
迷路的人:聊城、东平
档案组义工主要工作:
(1)对上述已划分区域内学生每学期资助款到位情况进行翻帖查看并记录,已经汇款的就把资助款金额登记下来,没有按期汇出资助款者,要及时汇总报至紫藤花开处酌情处理。
(2)对原有跟踪责任内(即本地跟踪)的工作需要继续做好。
(3)每学期资助款到位金额也需要统计记录在案。
(4)另有其他有关档案工作事宜,随时可沟通。
(5)资料有随时增减,各自注意分区内情况,随时更新档案信息(数量更新及资助款到位情况)。
3.宣传组
总负责人:爱在飞扬
划分为三个小组
若若:资料图标收集设计,@龚文浩℡₁₈₅₁₂₂₇₆₈₈₈ 协助。忆南负责所有宣传活动资料的收集。
爱在飞扬:主要负责个人企业等单位合作洽谈等,琴姐,贾总协助。
郑超: 主要媒体等宣传口的形象,方式的把控,各组协助。
高总今年成为了监事,不做具体工作,因此在我们组可以指导工作,还有心诺,非常有建设性想法,作为组织网络方面宣传!
4.秘书组
总负责人:大山
具体分工:
快乐章鱼:理事会、理事事务
放下的快乐:文案组、资料归档、公众号、图书馆策划
大山:论坛秘书事务
心诺、深蓝:网络运营组
5.活动组
总负责人:大小姐
大小姐:济南、东平
云淡风轻:临沂、日照
张老师:德州、滨州
魅力生活:威海、东营、莱芜
自由的天空、胜胜:青岛、潍坊
王树三:聊城、菏泽
主要工作
(一).走回访、夏令营、送温暖活动,需向活动组报备。
(二).报备后总结。
(三).各分组每次分管地区回访15天后监督上传表格情况及规范。
走回访活动方案
1.制定活动计划,上报活动组管理,批准后论坛开贴,分组、招募义工、车辆、活动纪律等。
2.一周内活动总结上传论坛,再报给地区分管义工一份。
夏令营活动方案:
1、举办地要提前1个月左右向论坛报备。
2、夏令营活动前成立筹备组。
3、确定资金(夏令营资金)、活动宗旨(让农村的孩子走出来)、活动主题(以什么样的方式来举办夏令营)。
4.夏令营营地的选址及沟通。
5、确定总负责人,负责义工(统计义工报名人数、车辆、学生参营人数,物资采购、活动项目、食宿,营地事务的协调)。
6、确定后勤保障人员:财务、营服、条幅、学生保险、水果、水、小礼品、药物(晕车药、防蚊虫、创可贴、防暑药等)的保管分发。
7、安全管理人员:负责活动前、活动中的安全。
8、夏令营活动结束后一周内总结报告上传论坛,再报给分管义工一份。
送温暖活动方案:
1、举办地要提前1个月左右向论坛报备。
2、送温暖活动之前建立筹备组,商量物资的购置。
3、根据各地区学生人数及每人的标准来募捐资金。
4、决定物资后进行采购,吃的物资看好生产日期,衣物等看好产品质量。
5、爱心企业捐赠也要看物资是否适合。
6、送温暖活动事宜,招募义工、分组、车辆、电话联系好家长、义工安全须知。
7、送温暖活动结束后一周内总结报告上传论坛,再报给给地区分管义工一份。
二、特困生专版(讨论)
(大小姐)关于特困生的议题,根据这几年济南、德州地区的经验,我们针对地区特困生(在资助或者停止的)我们给予了一定的帮助,一般是各地区发起随捐,(设定一个金额)再就是联系企业、爱心人士等给予生活费、校车费,学费等的帮助。就以后特困生怎么去帮扶
讨论决定:特困生属于雪中送炭,应该是我们助学的重点。特困生由地区管理提名,管理群过半数同给予特困生更多的关爱和资助款,特别捐助款,可由爱心人士捐赠,也可由论坛公共资金支付。
讨论建议:所有理事同意增加特困生帮扶板块,尽快出台资助条件和资助款标准。
三、各组工作以季度为结点做理事会公示(监事组监督)财务每季度公众号公示
1. 2020年起(含2019年11,12月)我们以季度为节点检查各组工作进度。
2. 各组工作以季度为结点做理事会公示(监事组监督)财务每季度公众号公示。
3. 各组由负责人或指定人在理事群做季度工作汇报(建议公众号公示)
4.发布公众号,推送稿件秘书组要审核严谨,监事组要监督到位。避免因失误造成不良影响。
四、省级注册以后的注意事项
注册省级后,在省内的知名度和含金量又进了一步。因此各项工作开展必须更严谨。我们要把基础夯实,维护好咱们的社会声誉,且不可忘了初心。义工个人言行是否妥当,理事对外发言是否妥当,财务是否公开透明,支出是否合理。大家都需要多了解论坛综合状况以身作则,理事群能做到的是财务公开透明支出合理,请大家监督建议,理事组还能做到的是对外发声,客观统一。各地管理要加强对本地义工的熏陶和培养,避免出现因个别义工的言行对组织造成不利影响。
五、计划开展送温暖地区开始申报
1.本次全论坛统一送温暖,涉及12个地区,660名孩子。理事们都清楚,这次活动依然得到了天津爱心企业家们的大力支持。咱们需要通过活动让社会上更多的人了解有这样一个组织,有这样一群人在行动,让更多人参与进来或者至少认可我们的行为。
2.成立送温暖活动小组,物资统一购买。免邮发往各站。在保证安全的前提下,个别地区因天气天气情况恶劣,允许在一周内完成此项活动。如有特殊情况可上报活动组。
3.各站斟酌暖冬需采购物品上报活动组报备。
六、新网站的设计初稿讨论,需要增加哪些内容
1.增加特困生板块。
2.论坛简介再度简化,可链接到公众号。
3.建议增加(更多)选项。
4.调整版面清晰度,注意协调比例。
5.要求宣传组把宣传片发往理事群共享
七、会后综合建议
1. 按规定取消义工证编号的,由当地管理申报同意。
2.各站落实注册义工进入QQ、微信注册义工群。
3. 义工组推进微信义工群改名的事,龙行和烫画王整理出这个名单,没有编号在群里的,义工组意见是劝退出群。
4. 为了便于各地管理活动开展和提高注册义工参与热情,以后每次活动请记录参与的义工和志愿者名单与龙行对接.
5. 为了便于各地义工了解论坛,义工组的课件增加了论坛简介,宣传板块和活动纪律板块,但都只是言简意赅的,实操课件参考活动组的走回访跟踪课件。
6. 各地区在义工充分的情况下,站内分工骨干架构。
7.关注山东志愿网,需记录工时的地区请与冯鑫联系。
8.理事建议需要讨论和决议的,请与快乐章鱼联系。
“勿以善小而不为,勿以恶小而为之”QQ:441060478
回复

使用道具 举报

您需要登录后才可以回帖 登录 | 立即注册

本版积分规则

QQ|Archiver|手机版|小黑屋|山东省紫藤花助学服务中心 ( 鲁ICP备2020041686号-1 )

GMT+8, 2024-3-28 22:06 , Processed in 0.135369 second(s), 5 queries , File On.

Powered by Discuz! X3.4

Copyright © 2001-2021, Tencent Cloud.

快速回复 返回顶部 返回列表