紫藤花助学2024年07月年中理事见面会 会议记录
紫藤花助学2024年年中理事见面会暨7月理事会
会议记录
会议时间：2024年07月20日 13：30-17:30 会议地点：紫藤花助学济南办公室（山东省社会组织融创基地111室） 会议形式：①各组汇报；②各分站汇报；③议题+讨论+结果 参会人员：马秀蕊、韩淑红、云淡风轻（陈庆梅）、放下的快乐（孟庆娟）、雪之舞（李莉）、平邑冰雨333（赵燕）、日照菇凉-洛妮（娄宁）、大眼睛阿义（张召毅）、追梦（付希民）、明月出山后（张明）、龙行中国（龚春健）、高忠良、爱在飞扬（张玉滨）、王树三、张兴民、郑超、张学洋 会议主持：放下的快乐 会议记录：张学洋 会议内容： 一、上半年工作总结： （一）各管理组组长汇报： 1、档案组（王树三）：①现有被资助孩子765人，已停止资助1663人（可查档案，不含数据丢失部分），合计被资助孩子2428名（截至2024.6.30）；②今年上半年新发布资料69人，已全部被认捐资助；③统计完成了各地区、各年级升学名单，含小升初、初升高、参加高考人员名单及必要信息；④接下来的重要工作，根据录取通知书来确定发放大学生圆梦金，以及行李箱、图书等物品的采购数据统计。 2、活动组（雪之舞）：①因为理论上要求每年两次回访，但是有些地方特殊情况下可以进行一次，所以回访数据等秋季回访结束后，合计整理后月度理事会再汇报；②根据实际需要，进一步修改、完善回访表格，去掉已不适合当下的部分，加上新的需要了解的项目；③今年夏令营情况，东营站已经举办完成，已报备举办夏令营的地区有济南站、莱芜站（与济南合办）、青岛站（与济南合办）、滨州站、德州站、临沂站 3、义工组（云淡风轻）：①所有义工数据，下半年与年度数据一起出具；②上半年在紫藤花助学义工QQ群举办网络培训一次，下半年继续开展；③第一、第二季度义工考勤（所有理事成员考勤又单独列表收集），已全部收集到位，并存档备查；④落实所有分站活动，志愿者网申报情况，因为里面小分项很多，有因为不了解流程而出现未添加时长等情况，会后由义工组联系莱芜冯老师，确定时间，展开一次志愿者网申报培训。 4、财务组（龙行中国）：①上半年财务数据，整理表格发到理事群里，所有理事均参阅完毕；②再次沟通确定各地上报财务数据的及时性与准确性。 5、宣传组（爱在飞扬）：①上半年，特别是年会后，一些来自爱心企业、爱心人士的大额捐款，由郑超联系制作了奖杯、荣誉证书等，通过邮寄或者现场发放等形式，交付出去；②研究抖音等新媒体的宣传推广计划，因为牵扯多项指标需要审批等情况，需要进一步等待及尝试。 6、秘书组（放下的快乐）：①组织完成了上半年的6次月度理事会，并及时公布了会议记录等情况；②上半年发布公众号25篇，涵盖走回访、年会、优秀义工风采、财务数据公布等文章；③接下来，重点展开进一步落实各分站风采的落地情况（会后与各地管理沟通）；建议对所有注册义工、优秀爱心人士、优秀志愿者等，进行助学经历采访展示（与各地区管理沟通）；④注册义工展示，初步畅享模板，涵盖义工照片、网名、真名、工作单位、助学心得或亲历感人故事。 7、网络组（爱在飞扬代大山）：①完成了电脑端、手机端论坛的升级改造，包含版面的再次优化、数据的迁移、网络安全防护等工作；②小程序制作已接近尾声，需要等待资质审批等情况（预计9月） 8、监事组（高忠良）：各管理组工作开展及时到位，下半年继续保持。 （二） 各分站管理汇报： 1、临沂西区：①完成了春季回访工作，并及时上传了回访记录（现有被资助孩子169人）；②年会及会后，继续组织帮扶了平邑一资助孩子（因会议记录需要公开，此处不再标注孩子姓名）妈妈自主制作菌菇酱的销售；③组织义工，对今年高考毕业的孩子，进行了高考志愿报名咨询事项；④策划今年夏令营，初步计划去尼山圣境，正在与旅行社沟通确认中。 2、临沂东区：①完成了春季回访工作，并及时上传了回访记录（现有被资助孩子70人）；②正在统计今年毕业孩子录取通知书获取情况；③按组织规定，继续落实地区财务管理制度。 3、济南站：①完成了春季回访工作，并及时上传了回访记录（现有被资助孩子127人）；②济南站爱心人士捐赠15000个N95口罩，分发给济南站所有孩子，以及东营、日照等分站；③有爱心人士捐赠的定向某孩子的生活费捐款，由济南站继续按约定时间安排打款。 4、德州站：①完成今年春季回访活动，根据实际情况，3条线实地回访、3条线电话回访（现有被资助孩子128人）；②计划于8月10-11日，举办今年夏令营；20日上午，张老师与马老师一起，已经完成了营地的实地考察；③计划9月份继续开展今年秋季回访活动。 5、东营站：①完成了春季回访工作，并及时上传了回访记录，东营站现有被资助孩子28人，实地回访25人，另外1人生病（电话回访）、1人外出（电话回访）、1人失联（因家庭变故，搬家、电话打不通，后由章鱼哥实地考察重新取得联系）；②组织参加了乳山大年会，实到注册义工10人、志愿者2人；③东营站现有注册义工27人，被资助28名孩子中，小学5人、初中15人、高中8人；今年没有高考毕业生，明年3人；④7月13-14号，东营站组织开展了今年的夏令营活动，实到16名孩子（配备志愿者17人）；其他未参加情况有，需要上课的4人、身体不适的4人、参加比赛的1人、其他情况3人。夏令营费用由以前年度分站余额结算，没有新募捐；每个孩子摊销车费93.10元、3次正餐费115.77元、住宿70元、3景区门票+讲解+研学63.53元、电影票20元、第一天早餐零食14.65元、队旗等其他摊销1.38元，小计378.42元；志愿者费用338.87元/人，由个人自己承担。⑤初步计划9月15日开展秋季回访活动。 6、日照站：①完成了春季回访工作，并及时上传了回访记录（现有被资助孩子21人）；②组织举办了日照年会，加强了分站义工的凝聚力；③帮助一被资助孩子解决了长期以来的校园暴力问题，孩子已经恢复上学，施暴者得到了应有的法律制裁；④因特殊情况（会上已汇报），暂停今年夏令营活动；⑤9月份继续今年秋季回访活动。 7、滨州站：①完成了春季回访工作，并及时上传了回访记录（现有被资助孩子28人）；②初步计划于8月2-4日举办今年夏令营；③如期举办秋季回访活动。 8、莱芜站：①完成了春季回访工作，并及时上传了回访记录（现有被资助孩子39人）；②今年夏令营继续与济南站合办；③计划9月份开展秋季回访活动。 二、 讨论、表决等具体问题 ： 1、管理组成员变动问题：①管理组紫藤花开，因身体不适，退出管理组；②管理组提议东营站张学洋加入管理组，理事举手表决一致通过。 2、理事成员的考核报告，及变动：①义工组，详细统计并公布了今年上半年及上一年度，所有理事成员参加活动明细；②根据实际情况及个人申请，原理事快乐章鱼、沙漠水手、鹏老师退出理事组；③增补蒙阴郑强、董颜（女）为见习理事，实习期一年；会后其他区域还可以推荐一名见习理事。 3、空白地区义工的发展问题：①郑超提议，先发展孩子，有了孩子可以组织线下活动，以此来拉动当地志愿者的加入；②理事长、高总等认为，可以先发展义工，比如天津站的例子，虽然天津没有被资助的孩子，但是由高总牵头开始后的资助捐款就做的很好；③其实，不管是先发展孩子还是义工，有人干是关键，经过大家一致讨论通过，可以在后期的公众号文章后面加上公开招募信息，比如潍坊等空白区域，有认可紫藤花助学理念，想在当地组建队伍，帮助当地受困孩子的爱心人士，可以联系总部对接。 4、紫藤花图书室调研汇报：①紫藤花图书室项目，现已落成7所，德州2所、威海2所，临沂3所；②年会后，图书室项目负责人栾霞和胜胜实地走访了乳山市育黎镇中心学校、乳山市竞技体育运动学校、沂水龙家圈小学图书室，走访报告以PPT形式发布到理事群；③下一步，计划走访由济南伊顿幼儿园捐赠的平邑丰阳中学、临沂费县明德小学，走访后再汇报到理事组；④图书组决定，以后每所图书室，每年最少走访一次，以保证了解到最新信息，给孩子们提供更多适合他们的书籍，书籍内容也侧重适合现在孩子阅读的漫画类解读史书等；⑤建议在有紫藤花图书室的学校不定期组织《紫藤花杯》作文大赛，内容题材不限，主要宣传正向的内容输出就好，由山东紫藤花助学冠名赞助奖品。 5、党支部成立问题：组织发展需要成立党支部，栾霞在推动，手续正在办理中。 6、宣讲团事宜：①由宣传组提议，重启宣讲团项目，已报名宣讲团成员有：栾霞、放下的快乐、郑超、冰雨333、马老师、王维钊、爱在飞扬；②由秘书组主导，一个月内打磨出宣讲团宣讲资料，包含但不限于紫藤花助学简介、义工感言、助学案例、互动问题等内容；不生硬刻板，茶话会形式为妙； 7、信息时效性更新问题：最新版助学手册于2023.7.22日年中理事会讨论通过，但是可能会随时的更新内容等，理事群内做到实时、高效的信息共享。 8、各地遇到的问题、解决方案、优化建议等：①大眼睛阿义：助学过程中，遇到周围朋友对紫藤花助学的理念宗旨、操作规程等缺乏深入了解的问题，比如有人对助学行为不理解甚至质疑紫藤花助学的纯粹性；建议加大对紫藤花助学的宣传；②德州马老师：助学过程中遇到的，孩子不知道感恩回馈的问题；③大家针对上面两个问题展开了充分讨论，我们紫藤花助学能走过这近20年的时间，从几个人发展壮大到现在的规模，就是因为所有义工都是兼职，在紫藤花助学里只有出人出钱出力，而没有丝毫的利益收入，就是因为大家的爱心的纯粹性，我们做好我们自己应该做的就好了，不要在意外来的不经意的问题干扰；关于部分孩子临时没有感恩回馈的问题，咱们助学本来就是只要符合条件，不论学习好坏，都会资助帮扶，我们也没有需要他们去感恩的诉求与权力，我们做好组织规定的日常事项，把这份爱传递出去，一定会在他们的内心种下一颗善的种子，这颗种子，可能会在将来的某一天发芽结果，就会回馈社会。咱们很多被资助的孩子，后来参加工作后回来当志愿者就是个很好地证明。
非常棒！
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