紫藤花助学档案组会议纪要
本帖最后由 紫藤花开 于 2022-11-22 18:06 编辑紫藤花助学档案组会议纪要2022.10.2319:30--21:522022年10月23日会议议题：议题一、公示本组人员工作岗位职责，人员是否需要调整。议题二、各位组员对本组工作的建议，包括发现的问题、解决的方案，对今后工作的设想等。议题三、对助学组织的建议，发现的问题、解决方案及对未来工作的展望。主持人：紫藤花开参会人员：爱在飞扬、紫藤花开、淑娥、梦梦的家、心路、迷路的人、冰雨333、王树三、海风、大眼睛阿义第一项议题：议题一、公示本组人员工作岗位职责，人员是否需要调整。附:档案组分工组长：紫藤花开王树三：年度数据的统计（包括：新增及停止学生数量、年会所需数据信息）、年度会议所需汇报资料的收集与PPT的制作。大眼睛阿义：沂水、郯城、沂南学生每学期的资助款到位情况；学生的升级（小升初、中考、高考）信息；梦梦的家：平邑学生的每学期资助款到位情况；学生的升级（小升初、中考、高考）信息；冰雨333：蒙阴、费县学生的每学期资助款到位情况；学生的升级（小升初、中考、高考）信息；心路：威海、济南学生的每学期资助款到位情况；学生的升级（小升初、中考、高考）信息；海风：菏泽、潍坊、青岛、滨州学生的每学期资助款到位情况；学生的升级（小升初、中考、高考）信息；稀饭：日照、莱芜学生的每学期资助款到位情况；学生的升级（小升初、中考、高考）信息；贾淑娥：德州学生的每学期资助款到位情况；学生的升级（小升初、中考、高考）信息；迷路的人：聊城、泰安学生的每学期资助款到位情况；学生的升级（小升初、中考、高考）信息；紫藤花开：资助人档案管理。讨论结果：经过充分讨论，小组成员对本组人员工作岗位职责分工没有意见。第二项议题：议题二、各位组员对本组工作的建议，包括发现的问题、解决的方案，对今后工作的设想等。讨论结果：参会人员一致表示，服从工作安排，努力干好本职工作。第三项议题：议题三、对助学组织的建议，发现的问题、解决方案及对未来工作的展望。1.冰雨333问题一：有初三、高三学生，出现辍学现象急需解决？相遇：初高中正是孩子们思想积极萌发的时候。心理建设很重要。紫藤花开：对于有退学意愿的孩子，我们主要是第一需要及时了解到孩子的辍学原因。第二，需要与孩子进行良好沟通。如果我们具备了这两点，我们就可以去完成劝返学生了。问题二：汇款时，是否需要负责通知资助人汇款？紫藤花开:新学期开学后，跟踪义工落实好孩子们都按时返校了，无辍学，就可以通知资助人汇款了。王树三：地区要建立资助人群，以方便通知汇款。回访完成后要及时通知资助人，让资助人及时了解孩子情况。2.贾淑娥：问题一：我们档案组，总催促跟踪义工核实资助款到位情况，合适吗？是不是有个截止时间？紫藤花开：是的，对于资助款的核实，是有具体的时间限制的。春季学期的最后期限是五一前，秋季学期的资助款到位情况是十一月底前。因为超过这两个节点，该学期所剩时间不长了，一旦需要接力，就没有理由要求新资助人给付当下学期的资助款了。这样就等于是少了孩子一个学期的资助款了。资助款一般以跟踪义工回复为准，档案组会随时检查督促。问题二：以后我们负责的地区，有停止资助，和辍学情况，是由跟踪义工，直接报给王老师？还是报给我们？紫藤花开：由跟踪义工报给我们档案组，我们档案组汇总好后，集中到王老师处。问题三：资深资助人，有专人负责记录吗？紫藤花开:有全省的资助人群，资助人详细的档案不是很多，主要是发放资助人证书的时候收集来的一点点。没有更多。3.爱在飞扬:问题一：请问一下，资助人档案也是咱们组做的吧？这方面有成熟的标准制度吗？紫藤花开:目前还没有标准制度。会议总结：大家一致同意档案组的工作分工，服从工作安排，会后由紫藤花开负责整理档案组的工作规范。各地区最好建立自己的资助人联系群，进一步完善档案组工作制度。爱在飞扬：建议一，有辍学停止资助，请档案组出台详细明确条例，第一步如何，第二步如何等，写进操作手册，应该由你们组起草，完善这些制度。建议二，档案组第一，清楚划分本组各项工作，并落实具体负责人。第二，完善修订相关制度流程，纳入新修订助学手册（计划明年重新修订）。
附件紫藤花助学档案组工作规范2022年10月24日 紫藤花开为更好得完成档案工作，现特制定紫藤花助学档案组工作规范，具体如下：人员组织架构图表（档案组）
姓名负责工作
紫藤组长：负责档案组全部工作的统筹，资助人档案管理。
王树三副组长：负责年度总结，及年度汇报所需数据及PPT的制作。
海风菏泽、潍坊、青岛、东营地区的学生档案管理。
大眼睛阿义沂水、郯城、沂南地区的学生档案管理。
梦梦的家平邑地区的学生档案管理。
冰雨333蒙阴、费县地区的学生档案管理。
心路威海、济南地区学生的档案管理。
稀饭日照、莱芜地区的学生档案管理。
淑娥德州地区的学生档案管理。
迷路的人聊城、泰安地区的学生档案管理。
备注：表中所述“档案管理”指的是【每学期资助款到位情况；学生的升级（小升初、中考、高考）信息】。
一、组内成员的责任分区：1、心路：威海、济南2、大眼睛阿义：沂水、郯城、沂南3、冰雨333：蒙阴、费县4、梦梦的家：平邑5、稀饭：日照、莱芜6、贾淑娥：德州7、迷路的人；聊城、泰安8、海风：菏泽、潍坊、青岛、滨州二、工作内容：1、王树三老师负责年度总结，年度会议汇报所需数据及PPT的制作。2、每年寒暑假开学后一个月内，对分区内的学生逐个查看帖子，记录下资助款汇款的信息，格式为“金额-年月日”；3、对于帖子里暂未有汇款记录的，先与该生的跟踪义工沟通，询问一下，资助款是否汇出。若尚未汇款，就请跟踪义工尽快联系资助人汇款；若联系不畅，再与当地管理沟通，最后，还是未达到效果的，就直接告知组长；4、若本人兼任本地跟踪义工，则需要在做好跟踪义工的同时，完成好档案组的工作；5、每年的四月中旬，对责任分区内学生的升级（小升初、中考、高考）信息做好汇总，四月底前发到组长处；6、关于资助款的最后汇款期限说明：春季学期资助款最后汇款期限在四月底前，若月底前还未完成汇款的，在与跟踪义工沟通确认后，尽早告知组长，及时为孩子安排转接力；秋季学期的资助款最后汇款期限为十一月底前，对于月底前未汇款的，与前述同样的处理方法。7、对责任分区内有新增的走访资料，需要及时补充到档案中。8、七月底到八月中旬，对本区内的初高中毕业生、辍学和其他停止资助的学生名单进行汇总。并做好档案信息的更新，利于下个学期的工作。 王老师不愧为我们的得力干将！大赞！ 紫藤花开 发表于 2022-11-1 07:16
王老师不愧为我们的得力干将！大赞！
感谢表扬！谢谢！
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