第四届助学大会议(20日会议纪要)
第四届助学大会议(20日会议纪要)会议主持：晨睿 会议记录：游云一、开幕式：真诚的Lucy 致开幕词
海参： 代表会议承办方日照站致欢迎词
二、参会爱心人士个人介绍。
三、成武志愿者朋友1111发言：成武志愿者协会成员，内退，暂无业。通过接触很参与义工工作，了解到山东爱心助学是一个真正的公益组织，一个真心帮助孩子的组织。代表成武志愿者协会家长孩子，向跟踪义工志愿者等爱心人士，向07.08年资助人致谢。十分赞同山东爱心助学理念、原则等，并提出以下建议：1）增加成武的受资助人数，目前通过成武志愿者协会已经建立的资助人与受资助孩子之间的关系，是否可以整体由山东爱心助学接受，转到山东爱心助学名下，接受管理；2）接受志愿者团队加入山东爱心助学（成武志愿者协会加入），负责管理本地区走访、回访等工作，减少走访成本；3）请求适当时间再次走访菏泽市和所辖其他县区。成武志愿者协会向山东爱心助学赠字一副“博爱”。
四、观看助学宣传片《在路上》，真诚的LUCY对片中人物和活动做了简单介绍。
五、由飞扬向到场的一线义工老师五莲石场胡老师、岚山后村小学李校长颁发志愿者证书。
六、对会前征集意见帖整理的意见和问题进行答复：
1. 档案管理成果显著化直观化。晨睿答复：现已制定完整的档案制度，资料已多份备份，由紫藤21日向大家汇报档案管理汇报。
2. 档案信息化程度不高。晨睿答复：几年前已提，考虑到论坛现状，电脑和网络软件水平不同，缺乏技术支持，请大家帮助发现相关人才。
3. 回访，及时有效反馈信息给资助人，大部分信息都从网上得到，也可通过电话等获得。管委Lucy答复：信息资料已完善的，可每年在回访后更新新资料，每年最少回访一次，保证信息及时、准确。进一步加强义工的培训管理。资助人与孩子的沟通，建议有意愿的资助人可通过公布的信息联系。呼吁更多的人参加走回访活动。
4. 跟踪义工获得信息要及时上传，回访反馈不及时的问题。回复：目前义工队伍缺乏，部分积极参与的，义工群并不活跃，今晚管委对义工群管理进行讨论，加强义工实地回访等培训，解决此问题。部分回访过于简单，不够详细，导致资助人产生疑惑，今后加强义工跟帖规范化。
5. 走访回访活动比较少的问题。 Lucy回复：与成武张老师话题相切，严格走访资助流程，开辟新站点，需具备相关必须条件：志愿者数量、义工到位配套等。反对盲目走访，开展走回访活动和新的助学点的开辟，应在保证资助质量的前提下，而不只是量的增加。
6. 要求学期末孩子来信的问题。Lucy回复：只是少部分资助人要求，很难要求每个孩子都做到，要尊重孩子的意愿。如资助人和孩子都有互通联系的意愿，可通过跟踪义工或论坛信息建立联系。如有一方因各种因素不太愿意，建议还是通过论坛的平台沟通。烛光一点补充：可以在掌握好度的前提下与孩子联系，不能让孩子有某些不适。双方意愿下可建立，不足地方可有义工完善。
7. 对义工和资助人沟通缺乏，义工统一管理，确定管辖范围，受地域限制，需将义工资助人也同时按地域划分下，他们可自由交流。 爱涛回复：将现有义工、资助人、孩子进行地域划分，加强三者之间的联系和沟通，这是我们一直想做的，但目前较难。资助人分布广且散无法实现划片，各地区的资助人、义工志愿者和受资助孩子分布不均衡，无法做到比例分配。烛光一点补充:目前我们有义工和资助群，档案资料较全面详细，提出的问题的可通过这两个平台解决。
8. 关于开辟新助学点的问题，地区覆盖面还太少，走回访跨区域太大，成本高，只有具条件志愿者参加。青岛老王回复：目前，助学限山东地区，由于各地经济发展程度不同，受资助孩子主要集中在整体欠发达区域，像较发达的青岛，烟台，淄博，潍坊，目前未开辟。但，如符合开辟助学点条件、必要的标准要求和充足的跟踪义工、志愿者，有可申请开辟建立。例，青岛没有资助孩子，要参加活动需驱车几百公里，成本过高。潍坊将开辟，这样青岛资助人和义工可就近参加。义工问题：已具有义工群，发布义工招募，义工培训，已经有一批义工活跃在一线，今年将加大对义工培训力度，尽可能多参与实地活动，提高实地走回访能力，管委对这问题做出侧重考虑。
9. 对设地方组织，设立地方区域组织，举办定期会议，目前组织机构运转不灵活的问题。飞扬回复：爱心助学是一个组织，地方组织的名称不太合适，目前已开辟多个地区，已建立地方区域的分站，各分站负责组织当地志愿者义工、当地活动，并协调与外地参与本地活动的志愿者义工。济南聊城对志愿者义工的聚合作用较好，日照志愿者积极性也在提高。望其他地区也要加强志愿者义工的管理。建议，每季或半年组织一次当地区域会议，通报助学论坛的现状和发展情况等。 对跟踪义工方面建议，为节省人力物力资源，尽量在当地义工志愿者基础上进行开展活动，降低跟踪成本，尽量避免外地支援，进一步完善当地管理的协调和作用。
10.活动的安排，针对活动论坛统一安排，目前缺乏统一安排，需建立月报制度，设单独秘书处负责记录流水账，活动等。 Lucy回复：已采纳此建议，将细化秘书处工作，加强对活动的统一安排。加强活动组织的计划性和规范性，会后，对走回访要求流程整理形成两个文件，在走回访中按要求组织，保证活动顺利完。
11.论坛宣传问题，宣传政策，需不需要宣传，如何宣传。烛光一点回复：我们是一个草根民间组织，原先，坚持拒绝媒体采访，为了保护孩子隐私，通过我们踏实的工作扩大影响，现应做好目前的走回访，提高对我们的信任度。过度的宣传，带来大量孩子资料的涌入，会超过论坛的能力，造成回访不及时、跟踪不到位等问题。对影响力不大的问题，我们首先应踏实做事为先，使山东爱心助学稳步健康的发展。
12.论坛机构，建议成立论坛网络维护小组。晨睿回复：通过和现网络管理心诺的沟通，将着手组建，值班小组在论坛和群内值班，带动活跃性，向更专业化发展，尽量避免论坛和群出现意外情况。目前维护由心诺自己耗资维护，希望以后能筹资由组织承担服务器等费用。
13.论坛信息送达不及时。 紫藤花开回复：因前期论坛故障，年初信息丢失，档案组尽快补齐主要信息。待资助孩子信息正式开放时，在论坛和群会连续发布相关信息提醒，请大家多关注论坛和群获得新的信息。
14.新人如何管理，热情度渐失。（较为复杂，未作出明确回答。）
15.资助款不到位，过期。尽快转为接力。 紫藤花开回复：原则尊重原资助人，开学一月内将新信息发给资助人，一月后资助款仍为到位将再通知资助人，如仍为到位将转为接力。
16.资助人是否发资助证书。晨睿回复：考虑到实际情况和具体操作问题，山东爱心助学给资助孩子连续三年以上的资助人颁发证书。
17.论坛机构臃肿问题。目前机构设置过多，人员职位臃肿。而对于档案和义工工作比较缺人，宣传无相对配套，分站部分志愿者无具体工作目标等问题。爱涛回复：对这问题理解为目前岗位机构设置，不执行本岗位职责工作不积极到位。希望，通过这次会议，重新调整架构，精兵简政，选用符合该岗位的人员。
18.关于对孩子心理帮助问题。烛光一点回复：随着各地区经济发展和国家相关政策落实，贫困孩子逐渐减少，但贫富差距仍大，使孩子仍有生活压力，通过资助可让孩子感觉到受到帮助和一些温暖。目前，对每一孩子帮助和心理辅导还不成熟，通过举办烛光夏令营的探索，通过传统教育，提高孩子道德认识和基本的素质能力。随着孩子逐步成长走向社会，他们也能够回过头为助学贡献自己的一份力量。准备组织“接爱活动”，让孩子将爱传递下去。夏令营模式在各地完全复制可能不太现实，可根据各自条件（济南）进行相关活动，用心关爱孩子。建议，走回访时尽量用朋友的方式沟通，避免居高临下的感觉。弱弱补充：通过夏令营的感受，在济南群发动募捐活动，组织了小范围的活动。在济南附近，还有些孩子没有走出过自己的村庄，不知道淋浴头，没见过白床单。经过两天的活动，孩子们已经放松了，放开了自己的心怀，主动与大家沟通，真正展现出来了孩子童真的一面。他们缺少的不只是钱，更缺少一份爱，关怀和尊重。在走访时称我们是老师家访的，避免再揭他们的伤疤。
七、各地区管理述职，并提出目前面临的问题和建议。
日照海参：目前有90多名学生受资助，有胡老师，李老师，刘老师等当地老师负责。目前日照前期走访过于集中，但后来跟踪发现人力匮乏，只能与孩子简单接触，并没有对孩子详细沟通和心理辅导。目前也在讨论思考怎么从心理上帮助孩子。从体验助学过程上，感觉到我们远远不是助学那么简单，还需要在心灵上关怀他们。
平邑 春天：目前80多名孩子受资助，今年走访成功23人。县城以南乡镇比较困难，因目前跟踪力量不够，未开展。今年回访已大部分完成，为走访地区近期组织进行。义工大部分为老师，他们工资较低1300-1400左右，所以他们自身生活负担较大，参加会议和跟踪车费较大，需要发展一部分社会上较富裕的义工。
沂南沙漠水手（LUCY代）：沂南50多人，走回访三次，一线12名，跟踪正常。
临沂，老杨：苍山沂水罗庄等地，受资助孩子190名左右。由于个人原因，今年组织走回访积极较差，尽快制定走回访计划报常务，建议每年不低于2次。逐步将临沂地区管理转向正轨。
聊城 烛光一点：受资助60多名孩子。聊城义工志愿者总体以做事业为主，自身较忙。义工安静在紫藤帮助下现已将资料整理清晰。计划每年春节，自筹资金给孩子“送年货发压岁钱”活动，让他们自由支出不做干涉。存在走回访较少问题。
滨州，爱在飞扬：受资助八九个孩子。义工较少，今后需要增加义工数量，加强义工培训工作。让更多的人参与到活动中。
潍坊清新： 目前潍坊资助人较多，但本地区未资助孩子。计划申请潍坊助学点，义工已有10人，资助人希望首先资助本地孩子。问题，初次走访，未有经验，细节把握不准，希望有经验老义工（日照、济南）进行帮助，逐步培训当地跟踪义工。请其他地区的经验丰富的老义工给潍坊义工先期培训，对走回访细节处理进行传授。
管委通过潍坊地区提出的开辟新助学点的申请，并建议可着手组建地区管理团队。并请青岛老王和海参等走回访经验丰富的的义工对潍坊义工帮助培训。
青岛地区，老王代汇报：本地区尚未有受资助学生，但本地区资助人和志愿者较多，并参与到各地的活动中。很高兴看到开辟了潍坊分站，对青岛也是一个好事，两地相邻，可以相互协作。这样就解决了青岛地区义工组织志愿者参与走回访活动受地理位置和交通费用较高的问题。可在类似地区尝试进行临近地区间的协作，尽量集中未有受资助孩子地区的资助人和位于其他地区受资助孩子的分布，便于资助人与孩子直线联系，定点帮扶（在青岛和潍坊试实行），通过这种模式进一步调动这些资助人的热情。
济南地区，弱弱：受资助孩子39名，可以独立带队的老志愿者较充足，基本可一对一。经常组织志愿者义工聚会，讨论当地情况，能做到每年两次。是否可以在回访时带着资助人和孩子进行交流，让受资助孩子有一个和资助人交流的机会。晨睿答复：建议有条件，允许可以实施。烛光一点补充：可带一些书等过去做心理辅导帮助。
八、自由讨论。
1、开辟新助学点问题：
老杨：开辟新助学点必须有足够的跟踪义工和志愿者，尽力使用本地人力，避免异地跟踪，避免信息资料提供不准确不及时。临沂区域较大，申请较多，望管委适当考虑，避免打击义工积极性。
成武：赞成。
自由的天空：资料备份，岗位人员备选，选用有时间可靠稳妥能自愿担任相关责任的人员，避免出现岗位工作断层。
春天：发布资料时比较积极，之后人气下降，建议随时有资料，随时发布。不需规定时间集中发布。
2、一线志愿者的问题。
飞扬： 对一线志愿者，特别生活较拮据的，走回访增加其生活压力，减少其热情，望讨论减少其负担的办法和途径。东海闲人补充：他们牺牲的不只是精力、时间。资助人打款后，到账时间较慢和我们的一线志愿者受客观条件限制，不能随时及时查款。这时资助人质问义工为什么未收到，一定程度打击伤了义工积极性，建议资助人打款后通知义工时应注意沟通方式，也希望能理解义工们的难处。
3、义工走回访，孩子资助标准问题：
老杨：在走访中应严格按照论坛资助标准，请勿按自身标准衡量孩子的家庭情况，避免资助后发现符合条件又停助。如不符合的，义工回答时应注意用词和方式，不要直接拒绝。老王：这些经验和建议对走回访义工的培训有很多益处，应用于走回访义工的培训和工作，加强走访资料的审查工作，望有经验的志愿者将经验和教训整理出来，避免走回访工作出现问题。弱弱：走回访时发现，家庭情况好转，需要停止资助，会对孩子产生了一定的伤害，建议，对一些个别的继续资助，升入新的阶段后再停助，降低孩子的心理失落。大家对此问题展开激烈讨论，还是希望能够按照以后相关规定执行，但可继续对孩子进行关怀。
18:00 会议结束。
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