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紫藤花助学档案组会议纪要 2022.10.2319:30--21:52 2022年10月23日会议议题: 议题一、公示本组人员工作岗位职责,人员是否需要调整。 议题二、各位组员对本组工作的建议,包括发现的问题、解决的方案,对今后工作的设想等。 议题三、对助学组织的建议,发现的问题、解决方案及对未来工作的展望。 主持人:紫藤花开 参会人员:爱在飞扬、紫藤花开、淑娥、梦梦的家、心路、迷路的人、冰雨333、王树三、海风、大眼睛阿义 第一项议题: 议题一、公示本组人员工作岗位职责,人员是否需要调整。 附:档案组分工 组长:紫藤花开 王树三:年度数据的统计(包括:新增及停止学生数量、年会所需数据信息)、年度会议所需汇报资料的收集与PPT的制作。 大眼睛阿义:沂水、郯城、沂南学生每学期的资助款到位情况;学生的升级(小升初、中考、高考)信息; 梦梦的家:平邑学生的每学期资助款到位情况;学生的升级(小升初、中考、高考)信息; 冰雨333:蒙阴、费县学生的每学期资助款到位情况;学生的升级(小升初、中考、高考)信息; 心路:威海、济南学生的每学期资助款到位情况;学生的升级(小升初、中考、高考)信息; 海风:菏泽、潍坊、青岛、滨州学生的每学期资助款到位情况;学生的升级(小升初、中考、高考)信息; 稀饭:日照、莱芜学生的每学期资助款到位情况;学生的升级(小升初、中考、高考)信息; 贾淑娥:德州学生的每学期资助款到位情况;学生的升级(小升初、中考、高考)信息; 迷路的人:聊城、泰安学生的每学期资助款到位情况;学生的升级(小升初、中考、高考)信息; 紫藤花开:资助人档案管理。 讨论结果:经过充分讨论,小组成员对本组人员工作岗位职责分工没有意见。 第二项议题: 议题二、各位组员对本组工作的建议,包括发现的问题、解决的方案,对今后工作的设想等。 讨论结果:参会人员一致表示,服从工作安排,努力干好本职工作。 第三项议题: 议题三、对助学组织的建议,发现的问题、解决方案及对未来工作的展望。 1.冰雨333 问题一:有初三、高三学生,出现辍学现象急需解决? 相遇:初高中正是孩子们思想积极萌发的时候。心理建设很重要。 紫藤花开:对于有退学意愿的孩子,我们主要是第一需要及时了解到孩子的辍学原因。第二,需要与孩子进行良好沟通。如果我们具备了这两点,我们就可以去完成劝返学生了。 问题二:汇款时,是否需要负责通知资助人汇款? 紫藤花开:新学期开学后,跟踪义工落实好孩子们都按时返校了,无辍学,就可以通知资助人汇款了。 王树三:地区要建立资助人群,以方便通知汇款。回访完成后要及时通知资助人,让资助人及时了解孩子情况。 2.贾淑娥: 问题一:我们档案组,总催促跟踪义工核实资助款到位情况,合适吗?是不是有个截止时间? 紫藤花开:是的,对于资助款的核实,是有具体的时间限制的。春季学期的最后期限是五一前,秋季学期的资助款到位情况是十一月底前。因为超过这两个节点,该学期所剩时间不长了,一旦需要接力,就没有理由要求新资助人给付当下学期的资助款了。这样就等于是少了孩子一个学期的资助款了。 资助款一般以跟踪义工回复为准,档案组会随时检查督促。 问题二:以后我们负责的地区,有停止资助,和辍学情况,是由跟踪义工,直接报给王老师?还是报给我们? 紫藤花开:由跟踪义工报给我们档案组,我们档案组汇总好后,集中到王老师处。 问题三:资深资助人,有专人负责记录吗? 紫藤花开:有全省的资助人群,资助人详细的档案不是很多,主要是发放资助人证书的时候收集来的一点点。没有更多。 3.爱在飞扬: 问题一:请问一下,资助人档案也是咱们组做的吧?这方面有成熟的标准制度吗? 紫藤花开:目前还没有标准制度。 会议总结: 大家一致同意档案组的工作分工,服从工作安排,会后由紫藤花开负责整理档案组的工作规范。各地区最好建立自己的资助人联系群,进一步完善档案组工作制度。 爱在飞扬: 建议一,有辍学停止资助,请档案组出台详细明确条例,第一步如何,第二步如何等,写进操作手册,应该由你们组起草,完善这些制度。 建议二,档案组第一,清楚划分本组各项工作,并落实具体负责人。第二,完善修订相关制度流程,纳入新修订助学手册(计划明年重新修订)。
附件 紫藤花助学档案组工作规范 2022年10月24日 紫藤花开 为更好得完成档案工作,现特制定紫藤花助学档案组工作规范,具体如下: 人员组织架构图表(档案组) 姓名 | | 紫藤 | | 王树三 | 副组长:负责年度总结,及年度汇报所需数据及PPT的制作。 | 海风 | | 大眼睛阿义 | | 梦梦的家 | | 冰雨333 | | 心路 | | 稀饭 | | 淑娥 | | 迷路的人 | | 备注:表中所述“档案管理”指的是【每学期资助款到位情况;学生的升级(小升初、中考、高考)信息】。 |
一、组内成员的责任分区: 1、心路:威海、济南 2、大眼睛阿义:沂水、郯城、沂南 3、冰雨333:蒙阴、费县 4、梦梦的家:平邑 5、稀饭:日照、莱芜 6、贾淑娥:德州 7、迷路的人;聊城、泰安 8、海风:菏泽、潍坊、青岛、滨州 二、工作内容: 1、王树三老师负责年度总结,年度会议汇报所需数据及PPT的制作。 2、每年寒暑假开学后一个月内,对分区内的学生逐个查看帖子,记录下资助款汇款的信息,格式为“金额-年月日”; 3、对于帖子里暂未有汇款记录的,先与该生的跟踪义工沟通,询问一下,资助款是否汇出。若尚未汇款,就请跟踪义工尽快联系资助人汇款;若联系不畅,再与当地管理沟通,最后,还是未达到效果的,就直接告知组长; 4、若本人兼任本地跟踪义工,则需要在做好跟踪义工的同时,完成好档案组的工作; 5、每年的四月中旬,对责任分区内学生的升级(小升初、中考、高考)信息做好汇总,四月底前发到组长处; 6、关于资助款的最后汇款期限说明:春季学期资助款最后汇款期限在四月底前,若月底前还未完成汇款的,在与跟踪义工沟通确认后,尽早告知组长,及时为孩子安排转接力;秋季学期的资助款最后汇款期限为十一月底前,对于月底前未汇款的,与前述同样的处理方法。 7、对责任分区内有新增的走访资料,需要及时补充到档案中。 8、七月底到八月中旬,对本区内的初高中毕业生、辍学和其他停止资助的学生名单进行汇总。并做好档案信息的更新,利于下个学期的工作。 |